Job Description

منسق إدارة المنح وإعداد التقارير - (2936)

المسمى الوظيفي:  

منسق إدارة المنح وإعداد التقارير  

الموقع:  

الأردن - JO (أساسي)

الفئة:  

إدارة المنح والعقود (GCM)

التاريخ المطلوب بحلوله:  

1/11/2024  

وصف البرنامج (الخلفية):  

وصف الوظيفة  

ملخص الوظيفة:  

يعتبر منسق إدارة المنح وإعداد التقارير النقطة المحورية لتجميع مقترحات المنح، وتعديل العقود، والتواصل مع المانحين، بالإضافة إلى مجموعة من التقارير الدورية والتقارير المخصصة وأدوات التواصل المستخدمة لنشر المعلومات داخلياً وخارجياً. سيكون المنسق مسؤولاً عن كتابة تقارير فنية عالية الجودة، والمساهمة في مذكرات المفاهيم الفنية، وتطوير الميزانيات، وخطط الشراء، وخطط العمل، إلخ. كما يتحمل المسؤولية عن التواصل الفعال والشفاف مع المانحين والمقر الرئيسي بشأن التقدم في مخرجات المشروع. قد يكون المنسق مسؤولاً عن الإشراف على الموظفين وإدارتهم وبناء قدراتهم وتطوير موظفي المنظمة وشركائها لتحسين وتوحيد تقارير المنح وتطوير المقترحات في جميع مشاريع البرنامج القُطري. يجب أن يظل المنسق على اطلاع دائم بالتطورات في السياق، وجمع المعلومات من المصادر الداخلية والخارجية لتوفير سياق للأعمال.

لأداء هذه الوظيفة بنجاح، يجب أن يكون الفرد قادراً على أداء كل وظيفة أساسية مع أو بدون تسهيلات معقولة:  

المهام والمسؤوليات الأساسية

إدارة معلومات المنح:

- إعداد خطابات الاهتمام، والمذكرات المفاهيمية، والمقترحات الكاملة، وطلبات التعديل، وجميع المستندات الداعمة، بما في ذلك الإطارات المنطقية، وخطط العمل، وما إلى ذلك، والمساعدة في إعداد الميزانيات بالتنسيق مع موظفي البرامج والإدارة؛  

- تنظيم وقيادة اجتماعات بدء العمل في المنح؛  

- المشاركة في دعم اجتماعات مراجعة المنح وتقديم المساعدة الاستشارية لفريق البرنامج؛  

- تتبع تقدم البرنامج شهرياً/ربع سنوياً بالنسبة للأهداف داخلياً لكل المنح؛  

- تجميع تقارير المانحين واحتياجات المعلومات (شهري، ربع سنوي، نهائي) بالتنسيق مع المدخلات من الموظفين ذوي الصلة عبر محفظة البرامج القطرية؛  

- الحفاظ على ملفات المنح لجميع المنح الفريدة، بما في ذلك الاتفاقيات، والمقترحات، والمراجعات، والتقارير، إلخ؛  

- دعم الامتثال للبرنامج وإجراءات الرقابة الداخلية وفقًا للوائح الداخلية ولوائح المانحين؛  

- التنسيق مع المقر الرئيسي والإقليمي والفرق في البلد بشأن أنشطة إدارة المنح، بما في ذلك طلبات المعلومات العارضة والتحديثات؛  

- دعم التعلم المؤسسي وتصميم البرامج؛  

- تدريب الموظفين الوطنيين والشركاء لدعم تطوير البرامج وإدارة المنح؛  

- عند الاقتضاء، دعم إغلاق المنح، بما في ذلك إعداد القوائم النهائية، والتخلص من الممتلكات، إلخ؛  

- تحليل وتقييم أداء المنح والميزانية والامتثال للوائح المانحين، والتوصية باتخاذ إجراءات بشأن الجوائز للفريق؛  

- التواصل مع قسم إدارة المنح والعقود في المقر الرئيسي عند الضرورة بشأن متطلبات المانحين وإجراءات المنظمة لضمان أن تنفيذ المنح والعقود يتبع المتطلبات؛  

- تجميع والاستجابة لطلبات المعلومات من جميع مكاتب المنظمة الدولية الطبية.

التقارير:

- دعم فريق البرنامج والشركاء المحليين في تصميم البرامج وتقديم تقارير عالية الجودة من خلال التدريب وبناء القدرات وتطوير أدوات المعلومات والتقارير القياسية؛  

- إدارة وتجميع المعلومات للتحليل المنتظم للوضع (الأمن، السياسة، وسائل الإعلام، من وكالات/جهات أخرى)، بشأن الاحتياجات الإنسانية وجمع البيانات من أنشطة البرنامج؛  

- ضمان أن الأدوات والعمليات كافية ومناسبة لجمع المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب للتقارير إلى مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة، بما في ذلك المانحين والجهات الداخلية وغيرها من القطاعات؛  

- دعم تطوير أدوات التواصل (للاستخدام الداخلي والخارجي)، بما في ذلك الخرائط ودراسات الحالة والرسوم البيانية لعرض المعلومات المتعلقة بالبرامج والسياق؛  

- دعم الموظفين الوطنيين لتطوير القوالب وكتابة تقارير داخلية وخارجية عالية الجودة أسبوعياً، شهرياً، وربع سنوياً؛  

- تقديم المراجعة والتحرير لضمان جودة التقارير الداخلية والخارجية قبل مراجعتها من قبل الإدارة ونشرها؛  

- تصنيف وتجميع وتخزين وثائق معلومات البرنامج مثل التقارير المرحلية، وتقارير المانحين، والمقترحات، والصور، والفيديوهات لسهولة الوصول إليها واسترجاعها.

التنسيق الداخلي/الخارجي:

- التنسيق مع الشركاء/المستفيدين على مستوى الميدان لدعم التنسيق بين الأنشطة، وجودة التقارير، وبناء القدرات؛  

- دعم تدفق المعلومات من الميدان، إقليمياً ومع المقر الرئيسي؛  

- إبقاء المانحين على اطلاع في الوقت المناسب بالقضايا الحيوية التي تؤثر على تنفيذ المشروع وتقديم المشورة للإدارة العليا للمنظمة الدولية الطبية بشأن السيناريوهات المحتملة واتخاذ القرارات بناءً على المعلومات والتحليلات المباشرة؛  

- تمثيل المنظمة الدولية الطبية عند الطلب في اجتماعات التنسيق الخاصة بالمنظمات غير الحكومية المتعلقة بالبرنامج القطري.

المؤهلات المطلوبة:

- عادةً، درجة بكالوريوس في التنمية الدولية و/أو في مجال دراسي ذي صلة. قد يتم استبدال مزيج معادل من التعليم والخبرة ذات الصلة حسب الاقتضاء.  

- عادةً ما تكون خبرة 10+ سنوات ذات صلة وتقدمية في مجال ذي صلة، بما في ذلك ما لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة مع منظمة إنسانية دولية؛  

- خبرة في كتابة المقترحات وإدارة المعلومات المتعلقة بتطوير برامج واسعة النطاق و/أو الاستجابة للطوارئ؛  

- خبرة وفهم لسياسات المانحين المؤسسيين والإرشادات والاستراتيجيات والإبلاغ للمانحين؛  

- الوعي العميق بالثقافات المختلفة ومعرفة القضايا الصحية؛  

- خبرة دولية وفهم قوي لسياق البلد الذي تعمل فيه؛  

- القدرة على ممارسة الحكم السليم واتخاذ القرارات بشكل مستقل؛  

- مهارات قيادية واتصال قوية، والقدرة على قيادة وتنسيق العمليات عبر عدة أقسام؛  

- مرونة والقدرة على التأقلم مع المواقف والضغوط الصعبة؛  

- مهارات تواصلية وثقافية ودبلوماسية ممتازة؛  

- الكفاءة في برنامج Excel، ومعالجة النصوص، وPowerPoint، والأدوات المفيدة لإدارة المعلومات والتقارير البرامجية مثل رسم الخرائط؛  

- اللغات: الطلاقة في اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً مطلوبة. قد تتطلب بعض المواقع القدرة على القراءة والكتابة وتفسير النصوص الفنية وغير الفنية بلغة أخرى، مثل الفرنسية أو العربية.