Job Description
الوظيفة: مساعد مسؤول اللوجستيات
الهدف العام:
تتمثل المسؤولية الأساسية في دعم مسؤول اللوجستيات في متابعة جميع المجالات اللوجستية من حيث المعدات وتكنولوجيا المعلومات والأسطول والمشتريات وإدارة المكاتب.
المهام الرئيسية في دورك ستشمل:
المرشح سيكون مسؤولاً عن التالي:
الهدف 1: جوانب المعدات وتكنولوجيا المعلومات
- تركيب وتكوين أجهزة الكمبيوتر والبرامج والأجهزة الصلبة ونظم التشغيل والتطبيقات.
- تثبيت وصيانة واستكشاف الأخطاء وإصلاح البنية التحتية للشبكة السلكية واللاسلكية وغيرها وضمان وظائف الشبكة وتوافرها لجميع مستخدمي النظام.
- المساعدة في شراء وصيانة الأجهزة (أجهزة الكمبيوتر المحمولة والطابعات والكاميرات الرقمية والماسحات الضوئية والخوادم وما إلى ذلك) وفقًا لمعايير AAH.
- تحديد وتحديد أولويات احتياجات تكنولوجيا المعلومات للمكتب في كل سنة مالية بالتنسيق مع المدير الخطير.
- صيانة وتحديث قوائم معدات وقوائم جرد قاعدة الخليل بما في ذلك التعبئة السليمة.
- صيانة معدات وتكنولوجيا المعلومات والأجهزة والبرامج والكاميرات ووحدات UPS والخوادم ونظام الإنذار ومعدات الاتصال الداخلية في قاعدة الخليل خلال 24 ساعة.
- إدارة وتركيب ومتابعة تراخيص البرامج ؛ بالإضافة إلى الحفاظ على تحديثات البرامج ونظام التشغيل Windows للموظفين.
- إدارة والإبلاغ عن المشكلات المتعلقة بالجهات الخارجية مثل مزود خدمة الإنترنت.
- صيانة وتحديث عملية النسخ الاحتياطي لقاعدة الخليل والتنسيق مع العاصمة.
- توفير المعدات المطلوبة للموظفين واستلام جميع العناصر والمعدات المرتجعة.
- ضمان تزويد قاعدة الخليل بالمعدات العاملة المناسبة.
- إجراء تدريب تقني للمستخدمين الجدد وزيادة الوعي بأجهزة الكمبيوتر لدى الموظفين.
- إعداد حسابات وملفات تعريف للمستخدمين الجدد وإجراء حزمة توجيهية لتكنولوجيا المعلومات.
- تقديم الدعم ، بما في ذلك الوثائق الإجرائية والتقارير ذات الصلة.
- اختبار وتقييم التكنولوجيا الجديدة.
- العمل بشكل مستمر على تذاكر تكنولوجيا المعلومات حتى اكتمالها (أو الإحالة إلى جهات خارجية ، إذا كان ذلك مناسبًا).
- الحفاظ على أمن البيانات والشبكات والسرية وإدارة جدار الحماية.
- متابعة جميع مشاكل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في القاعدة وضمان الاستخدام السليم لأصول Action Against Hunger.
- متابعة خطط الهاتف المحمول للموظفين وتقديم المشورة لإجراء التعديلات بالتنسيق مع مكتب العاصمة.
الهدف 2: المشتريات
- إعداد المشتريات المباشرة في القاعدة ودعم قسم اللوجستيات في المشتريات الأخرى عند الحاجة.
- ضمان احترام المواعيد النهائية للمشتريات المباشرة للقاعدة.
- شراء لوازم المكتب وتنظيم مدفوعات الفواتير للموردين للمشتريات المباشرة.
- التعامل مع المقاولين والموردين لضمان المواصفات الفنية وترتيب التسليمات في الموقع للمشتريات المباشرة.
- تقديم وتجميع عروض الأسعار للمشتريات المباشرة.
- فحص العناصر المسلمة والتعامل مع المقاولين بشأن الطلبات المؤجلة والسلع المفقودة أو التالفة للمشتريات المباشرة.
- إعداد طلبات الشراء وأوامر شراء الموردين للمشتريات المباشرة.
- تبرير السلف النقدية مع الإدارة الإدارية ومراقبة عملية الشراء المباشر.
- مسح ملف الشراء المغلق وتحميله إلى فريق Microsoft.
الهدف 3: الأرشفة والترجمة
- إنشاء الملفات لكل ملف شراء.
- ضمان الأرشفة الصحيحة للنسخ الصلبة واللينة لجميع مستندات اللوجستيات (عند الطلب).
- ترجمة جميع المستندات المطلوبة.
الهدف 4: مهام أخرى
- متابعة صيانة المكاتب واحتياجاتها وبيئة العمل المكتبية.
- متابعة تكلفة تشغيل المكتب والإجراءات والمبادرات البيئية.
- القيام بمهام مسؤول اللوجستيات أثناء غيابه.
هل تتوافق مع معايير الملف الشخصي المطلوبة؟
- درجة البكالوريوس في علوم الكمبيوتر أو نظم المعلومات الإدارية أو تكنولوجيا المعلومات أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة في تكنولوجيا المعلومات والشبكات والمشتريات وإدارة سلسلة التوريد.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في اللوجستيات، وخاصة في إدارة تكنولوجيا المعلومات وإدارة سلسلة التوريد.
- معرفة جيدة بالمشتريات، إما في المنظمات غير الحكومية أو القطاع الخاص، تعتبر ميزة إضافية.
- معرفة البرمجة الإنسانية أو الطارئة تعتبر ميزة إضافية.
- معرفة الجهات المانحة الإنسانية الرئيسية وقضايا الامتثال للمانحين تعتبر ميزة إضافية.
- الحماس والالتزام بالعمل الإنساني والقيم الإنسانية.
- مهارات اتصال وتنظيم ممتازة.
- المرونة والقدرة على العمل تحت الضغط والعمل بروح الفريق.
- رخصة قيادة سارية المفعول ومهارات قيادة مثبتة.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية قراءة وكتابة وتحدثًا.
- مهارة في استخدام برامج Word و Excel و PowerPoint و Access والشبكات.
- القدرة على السفر في الضفة الغربية والبقاء فيها ليلاً.