Job Description

مساعد تنفيذي / موظف عمليات

المدرسة البريطانية في الكويت (BSK)  

الموقع: الكويت  

الراتب:  

راتب تنافسي خالي من الضرائب  

نوع الوظيفة:  

دوام كامل، محدد المدة  

آخر موعد للتقديم:  

31 أكتوبر 2024  

لمحة عامة عن الوظيفة

ملخص الوظيفة:  

سيلعب مساعد التنفيذي / موظف العمليات دورًا حيويًا في إدارة العمليات اليومية، ودعم المدير/المؤسس، وضمان سلاسة الاتصال والعمليات الإدارية داخل المدرسة. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا منظمًا للغاية واستباقيًا، يتمتع بقدرات ممتازة على تعدد المهام، ومهارات تواصل ثنائية اللغة قوية، والقدرة على العمل بفعالية تحت الضغط.

المسؤوليات الرئيسية:

- الدعم التنفيذي:  

  تقديم الدعم التنفيذي للمدير/المؤسس، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة الاتصالات.

- المراسلات:  

  صياغة ومراجعة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية والعربية نيابة عن المدير/المؤسس.

- تدوين المحاضر:  

  حضور الاجتماعات المختلفة وتدوين المحاضر، وتحديد نقاط العمل، والمتابعة بشأنها.

- التواصل:  

  الرد على المكالمات والبريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى في الوقت المناسب، بما في ذلك خارج ساعات العمل عند الضرورة.

- إدارة العمليات:  

  الإشراف على المهام التشغيلية اليومية وضمان إدارة الأنشطة المدرسية بكفاءة.

- إدارة المشاريع:  

  إدارة المهام الأساسية لإدارة المشاريع، بما في ذلك التخطيط والتنفيذ والمراقبة لمشاريع متنوعة.

- تنسيق السفر والفعاليات:  

  ترتيب وتنسيق اللوجستيات للسفر، بما في ذلك حجز الرحلات، وحجوزات الفنادق، وتقديم طلبات التأشيرات.

- إدارة الاتصالات والتحول الرقمي:  

  الحفاظ على التواصل الفعال مع الموظفين والآباء والمساهمين الخارجيين.  

  دعم المبادرات الخاصة بالتحول الرقمي، بما في ذلك تنفيذ تقنيات وأنظمة جديدة.

- تعدد المهام وإدارة الضغط:  

  التوازن بفعالية بين المهام والمسؤوليات المتعددة.  

  التكيف مع الأولويات المتغيرة والعمل بكفاءة تحت الضغط للوفاء بالمواعيد النهائية.

عنك:

- خبرة في دور إداري أو مشابه، ويفضل أن تكون في بيئة تعليمية.

- مهارات تواصل وتفاعل بين شخصيات ممتازة، مع القدرة على بناء علاقات مع الآباء والطلاب والموظفين.

- مهارات تنظيم قوية واهتمام بالتفاصيل.

- إجادة استخدام قواعد البيانات وبرامج MS Office.

- القدرة على إدارة مهام متعددة والعمل بفعالية تحت الضغط.

- نهج استباقي وإيجابي ومرن تجاه العمل.

- شغف بالتعليم والتزام بدعم الطلاب والعائلات.

التعليم:

- درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.

الخبرة:

- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور إداري أو عمليات.

المهارات:

- إجادة ثنائية اللغة باللغتين الإنجليزية والعربية (كتابةً وتحدثًا).

- مهارات تواصل قوية مع خبرة في صياغة المراسلات الرسمية.

- مهارات أساسية في إدارة المشاريع والمشتريات.

- إتقان برامج المكتب (مثل مجموعة Microsoft Office، Google Workspace) والقدرة على التكيف مع أدوات وأنظمة رقمية جديدة.

- قدرة على إدارة المعلومات السرية بحذر.

- مهارات تنظيم قوية واهتمام بالتفاصيل.

---

ظروف العمل:

- وظيفة بدوام كامل مع توفر بعد ساعات العمل في بعض الأحيان للمكالمات والبريد الإلكتروني.

- القدرة على العمل في بيئة سريعة الوتيرة وإدارة أولويات متعددة بفعالية.

---

يمكنك التقديم عبر الإنترنت من خلال موقعنا الخاص بالوظائف، مع إرفاق:  

- السيرة الذاتية (CV)  

- خطاب تقديم  

- صورة شخصية (صورة حديثة)