Job Description

الخلفية:

Creative Associates International هي شركة تنمية عالمية ديناميكية متخصصة في مجالات التعليم، النمو الاقتصادي، المؤسسات الديمقراطية، والاستقرار. تأسست الشركة في عام 1977، ومقرها في Chevy Chase، ماريلاند (منطقة واشنطن العاصمة)، وتدير برامج في أكثر من 30 دولة. تتمتع Creative بسمعة طيبة لدى عملائها، مثل الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية ووزارة الخارجية الأمريكية، وتُعتبر منظمة مملوكة لأقلية ولديها مهمة محددة.

ملخص المشروع:

تهدف هذه المبادرة الممولة من الحكومة الأمريكية إلى تعزيز سيادة القانون المدني، وتركز على تحسين قدرة المؤسسات المحلية على تقديم الخدمات الأساسية وفقًا للمعايير العالمية للعدالة وحقوق الإنسان.

ملخص الوظيفة:

سيقوم مساعد البرنامج والمشتريات بتولي جميع الأنشطة المتعلقة بالمشتريات بالإضافة إلى تقديم الدعم اللازم لفريق البرامج. هذه الوظيفة حيوية لضمان تنسيق الجوانب التشغيلية والبرامجية للمشروع بشكل فعال. ستكون المسؤوليات الأساسية تشمل إدارة عمليات الشراء، بما في ذلك العلاقات مع الموردين، والمساهمة في تنفيذ الأنشطة المجتمعية. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية واتصالية قوية، بالإضافة إلى القدرة على العمل بشكل جيد مع الفريق لتقديم الدعم الإداري والميداني.

المسؤوليات:

التقارير والإشراف:

سيقدم هذا المنصب تقاريره إلى مدير البرنامج.

المسؤوليات الرئيسية:

مهام البرنامج:

- تنسيق أنشطة البرنامج مع الجهات الرئيسية في مركز المجتمع والمجتمعات المحيطة.

- دعم تنفيذ الأنشطة المجتمعية التي تهدف إلى تعزيز الروابط بين المؤسسات المحلية والمجتمعات.

- المشاركة في جلسات التدريب المجتمعية وغيرها من أنشطة المشروع.

مسؤوليات المشتريات والعمليات:

- إجراء أبحاث السوق لكل نوع من أنواع المشتريات والاحتفاظ بقاعدة بيانات للبائعين والعناصر التي يحتاجها المشروع.

- إعداد طلبات العروض أو الاقتباسات للاحتياجات الفنية والتشغيلية للمشروع.

- إعداد التوضيحات للبائعين وتحديث طلبات العروض عند الحاجة.

- تسهيل عملية التقييم لكل طلب وفقًا لسياسة المشتريات الخاصة بـ Creative، بما في ذلك إعداد نماذج التقييم والمتابعة مع لجنة التقييم للحصول على المدخلات المطلوبة.

- إعداد وتقييم الميزانيات المقدرة، وجمع الاقتباسات، وتحديد مدى منطقية الأسعار لتبرير توصيات العطاءات.

- إعداد مذكرات التفاوض للعطاءات.

- التأكد من اكتمال نماذج طلب الدفع بشكل مناسب قبل تقديمها إلى القسم المالي.

- الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وفقًا لميزانية المشروع.

- إدارة سجلات الزوار والبريد والتسليمات.

- التنسيق مع المكتب الرئيسي بشأن المشتريات الجديدة واستلام المخزون والتنسيق للدفع.

- التأكد من أن الموردين ومقدمي الخدمات والاستشاريين الميدانيين يتم التحقق منهم بشكل صحيح من خلال منصة التحقق.

- تنسيق اللوجستيات عند زيارة الموظفين الدوليين إلى مكتب الضفة الغربية.

- التعاون مع جميع الموظفين للحفاظ على جدول السفر للمكتب ومشاركته مع جميع الموظفين وإدارة المكتب الرئيسي (يشمل السفر الدولي والمحلي).

- إكمال المهام الإضافية حسب الحاجة.

المؤهلات المطلوبة:

- درجة البكالوريوس في الأعمال، إدارة سلسلة التوريد، اللوجستيات، أو ما يعادلها.

- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في المشتريات ودعم البرامج.

- مهارات تنظيمية عالية والاهتمام بالتفاصيل.

- مهارات اتصال قوية ومهارات التعامل مع الآخرين.

- الطلاقة في اللغتين العربية والإنجليزية.

- يُفضل وجود خبرة سابقة مع منظمات دولية أو مشاريع ممولة دوليًا.