Job Description

مساعد إداري - SC 5
أبو ظبي، الإمارات العربية المتحدة

معلومات الوظيفة

• رقم الوظيفة: 26036

• تاريخ النشر: 30 أبريل 2025

• آخر موعد للتقديم: 15 مايو 2025، الساعة 06:59 صباحًا بتوقيت الإمارات

• نوع التوظيف: دوام كامل

• الموقع: أبو ظبي، الإمارات العربية المتحدة

• الجهة: مكتب الأمم المتحدة المعني بالمخدرات والجريمة

• الدرجة: SB3

• نوع العقد: عقد خدمة (Service Contract Holders)

• مجال الممارسة: الإدارة

• المكتب الإقليمي: المكتب الإقليمي للدول العربية

• مدة العقد: 6 أشهر

المؤهلات التعليمية والخبرة العملية

• التعليم:

  • شهادة بكالوريوس مع خبرة لا تقل عن سنتين، أو

  • شهادة ثانوية مع خبرة لا تقل عن 5 سنوات

• اللغات المطلوبة:

  • إجادة اللغة الإنجليزية والعربية (إجادة تامة)

  • معرفة بلغة رسمية أخرى من لغات الأمم المتحدة تعتبر ميزة إضافية

• مهارات الحاسوب:

  • إجادة استخدام الحاسوب وبرامج أوفيس (Word، Excel وغيرها)

  • معرفة متقدمة بجداول البيانات وقواعد البيانات

  • يفضل من لديه خبرة في أنظمة الإدارة الإلكترونية (ERP)

• الجنسية:

  • أن يكون المتقدم إماراتي أو من الجنسيات الأخرى ممن لديهم تصريح عمل وإقامة سارية المفعول في دولة الإمارات

الهدف العام من الوظيفة

يعمل المساعد الإداري تحت إشراف مسؤول إدارة البرامج في مكتب الأمم المتحدة المعني بالمخدرات والجريمة لدول مجلس التعاون الخليجي، ويقدم الدعم الإداري والعملياتي لضمان تنفيذ برامج المكتب ضمن إطار الشراكة الاستراتيجية مع دول المجلس.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. الدعم الإداري

• استقبال الزوار وتشغيل بدالة الهاتف وفقًا للبروتوكول

• إدارة جداول الحضور والانصراف

• تنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية

• صياغة المراسلات الروتينية وتحرير محاضر الاجتماعات

• المساعدة في الترجمة البسيطة (عربي/إنجليزي)

• تنظيم الاجتماعات ومتابعة جداول العمل الخاصة بالفريق

• التنسيق مع مساعد المدير التنفيذي كمُكلّف بديل في حالة الغياب

2. الدعم العملياتي

• تنسيق تدفق المعلومات والاتصالات داخل المكتب

• المساعدة في إجراءات المشتريات وتنفيذ المدفوعات

• دعم مسؤول الصندوق النقدي في عمليات القبض والصرف

• تجهيز الوثائق الرسمية المتعلقة بالإقامات والهويات

• ترتيب السفر وتأمين التصاريح والتأشيرات والحجوزات

3. بناء المعرفة والمشاركة

• المشاركة في الدورات التدريبية ذات الصلة

• المساهمة في تطوير إجراءات العمل الداخلية

• توثيق أفضل الممارسات والدروس المستفادة

الكفاءات المطلوبة

كفاءات عامة

• الالتزام بقيم ورؤية ومهمة الأمم المتحدة

• احترام التنوع الثقافي والديني والجنسي والعرقي

الكفاءات الوظيفية

• التخطيط والتنظيم: تحديد الأولويات بفعالية، إدارة الوقت، التنبؤ بالمخاطر

• العمل الجماعي: مهارات تواصل بين الأفراد والعمل في بيئة متعددة الثقافات

• التواصل: صياغة وشرح الأفكار بوضوح وفعالية، الانفتاح على تبادل المعلومات

ملاحظات مهمة

• فرص متساوية: تشجع الأمم المتحدة جميع المؤهلين من خلفيات متنوعة على التقديم

• عدم التسامح مع الاستغلال أو التحرش أو التمييز

• قد يتم اختيار أكثر من مرشح لنفس الوظيفة

• تحذير من الاحتيال: لا تفرض الأمم المتحدة أي رسوم خلال مراحل التوظيف