مساعد إداري

Job Description

--><!-->

--><!-->

الغرض والنطاق:

توفير خدمة سكرتارية/إدارية كاملة تشمل إدارة المكتب وإدارة الوقت والمراسلات والمسؤوليات الكتابية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم خدمة إدارية/سكرتارية احترافية، وتوجيه المتصلين والمراسلات حسب الضرورة، وأخذ زمام المبادرة في صياغة وإضفاء اللمسات الأخيرة على الردود عند الاقتضاء لضمان التعامل مع جميع الأمور بكفاءة وفعالية.
• العمل كنقطة اتصال أولى لكل من الزائرين الداخليين والخارجيين الراغبين في الاتصال بالمدير المباشر لتصفية وترتيب الزيارات.
• تقديم خدمة إدارة الوقت/اليومية للمدير المباشر لضمان الاستخدام الفعال للوقت والحضور في جميع الاجتماعات في الأوقات المحددة.
• تنسيق وتسهيل استقبال الترتيبات اللوجستية لكبار الشخصيات والمسؤولين الزائرين، مع ضمان مراعاة البروتوكول والاهتمام بالجوانب الثقافية.
• ترتيبات السفر بطريقة فعالة من حيث الوقت، بما في ذلك ترتيب برامج الرحلات / الأماكن المعقدة، وضمان الاستخدام الأكثر فعالية للوقت.
• ترتيب الاجتماعات، بما في ذلك حجز المكان، والتأكد من اطلاع جميع المشاركين على التوقيت، وتوافر اللوازم المكتبية الكافية، وقد يحضر الاجتماع كسكرتير محضر.
• صيانة السجلات/الملفات، وتجديد اللوازم المكتبية، وترتيب صيانة معدات المكتب لضمان قدرة المدير المباشر على العمل بشكل فعال وبأقل قدر من التعطل.
• أداء واجبات أخرى تتماشى مع نطاق العمل وبناءً على تعليمات المدير المباشر.

المؤهلات:

• الحد الأدنى 3 سنوات من الخبرة ذات الصلة
• مهارات اللغة: الإنجليزية، العربية