Job Description
مساعد إداري - غزة
فلسطين، الدولة
كن أول من يتقدم للوظيفة
الوصف الوظيفي
ملاحظة: سيكون هذا الدور مشروطًا بتأمين التمويل المتاح، وقد نستخدم هذا الشاغر لملء أكثر من منصب واحد.
الفرصة – مساعد إداري (غزة)
موقع العمل: مكتب غزة الميداني.
مدة العقد ومستوى الجهد: 100% حتى نهاية ديسمبر 2025
الغرض من الوظيفة:
تتولى هذه الوظيفة مسؤولية ضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة في مكتب غزة، مع ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات منظمة "أنقذوا الأطفال".
في حال حدوث أزمة إنسانية كبيرة، يُتوقع من شاغل الوظيفة العمل خارج نطاق الدور العادي، والتكيف مع ساعات العمل المتغيرة وفقًا للحاجة.
نطاق العمل:
- المشرف: مسؤول الإدارة.
- الموظفون الذين يقدمون تقارير إلى هذا المنصب: لا يوجد.
- المسؤوليات المالية: لا يوجد.
المهام والمسؤوليات الأساسية:
دعم خدمات المكتب / الدعم في الاستقبال:
- استقبال وتوجيه الرسائل الهاتفية ورسائل الفاكس.
- توجيه الجمهور العام إلى الموظف المناسب.
- الرد على الاستفسارات العامة.
- ترتيب المواعيد لزوار المنظمة حسب الحاجة.
- توصيل المكالمات الدولية المطلوبة من قبل الموظفين.
- الحفاظ على مخزون كافٍ من اللوازم المكتبية.
- المساعدة في التخطيط والتحضير للاجتماعات.
- حضور الاجتماعات الدورية للموظفين وإعداد محاضر الجلسات.
إدارة السفر:
- تسهيل سفر الزوار الدوليين، بما في ذلك ترتيبات الإقامة (حجوزات الفنادق أو توفير السكن).
- ضمان نظافة وتنظيم سكن الضيوف وتوفير المستلزمات والخدمات الأساسية.
- تسهيل الحصول على تأشيرات دخول غزة للأجانب.
خدمات المرافق / الاتفاقيات:
- ضمان دفع فواتير المرافق والخدمات (المياه، الكهرباء، الهاتف) لمكتب غزة.
- الاحتفاظ بسجل محدث لجميع العقود والاتفاقيات مع الموردين والاستشاريين.
- مسؤول عن تأمين اللوازم المكتبية والقرطاسية.
المهام الإدارية:
- أداء مهام الاستقبال عند الحاجة.
- تنفيذ المهام الكتابية مثل الأرشفة ومراقبة استخدام الإمدادات.
- مسؤول عن المطالبات المالية للإعلانات في الصحف المحلية أو المواقع الإلكترونية عند نشر وظائف أو مناقصات.
- ترتيب طلبات سيارات الأجرة للموظفين وإعداد المطالبات المالية لمزود الخدمة في نهاية كل شهر.
- ضمان صلاحية عقود الإيجار والاتفاقيات الإدارية وتجديدها أو إعادة إطلاق عمليات الشراء حسب الحاجة.
- التأكد من دفع الفواتير الشهرية في الوقت المناسب من خلال نظام ProSave.
- نقطة الاتصال بين المكتب والمحامي المحلي في غزة في الأمور الإدارية.
- ضمان توفير المستلزمات والقرطاسية اللازمة للمكتب.
- تزيين المكتب ليعكس صورة منظمة رائدة في مجال حقوق الطفل من خلال الملصقات واللافتات.
إدارة الفعاليات:
- ترتيب الاجتماعات والندوات وورش العمل داخل وخارج المكتب حسب الحاجة.
إدارة الصندوق النقدي الصغير:
- مسؤول عن صندوق المصاريف النثرية في مكتب غزة.
- الاحتفاظ بسجلات جميع الوثائق المتعلقة بالمدفوعات النقدية.
- إعداد وتقديم تقارير المصاريف الشهرية.
مهام أخرى:
- أي مهام أخرى يحددها مدير الموارد البشرية.
- الاستعداد لتغيير طبيعة العمل وساعات الدوام في حالات الطوارئ الإنسانية.
المؤهلات المطلوبة:
التعليم:
- دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، أو أي مجال ذي صلة.
الخبرة والمهارات:
المتطلبات الأساسية:
- خبرة لا تقل عن 1-2 سنة في الأدوار الإدارية.
- فهم قوي لاحتياجات وإجراءات العمل الإداري.
- مهارات تواصل قوية (كتابية وشفهية) باللغتين العربية والإنجليزية.
- خبرة في العمل مع فرق متعددة الثقافات في بيئات جغرافية مختلفة.
- مهارات تخطيط وتنسيق وإعداد تقارير ممتازة، مع القدرة على تنظيم عبء عمل كبير.
- خبرة مثبتة في تقديم الخدمات الإدارية العامة للموظفين.
- انتباه شديد للتفاصيل والدقة.
- مهارات جيدة في استخدام برامج MS Office (وورد، إكسل، باوربوينت).
- مهارات تواصل وعلاقات عامة قوية.
- القدرة على العمل بإشراف محدود وأخذ المبادرة.
- مهارات تسهيل جيدة وقدرة على تقديم جلسات تعريفية/تدريبية.
- القدرة على العمل ضمن مواعيد نهائية ضيقة وتحت الضغط.
المتطلبات المفضلة:
- خبرة في الإدارة في سياقات الاستجابة للطوارئ أو العمل مع المنظمات غير الحكومية الدولية (INGOs).
المزايا والعمل في المنظمة:
- تقدم المنظمة حزمة مزايا تنافسية في سياق القطاع الإنساني.
- الوظيفة متاحة وفقًا للشروط والأحكام الوطنية.
- سيتم مراجعة الطلبات واختيار المرشحين بشكل مستمر.
بيئة العمل والتنوع:
- تشجع منظمة "أنقذوا الأطفال" بيئة عمل متنوعة وشاملة.
- يتم تشجيع النساء والأشخاص ذوي القدرات المختلفة على التقديم بقوة.
حول المنظمة:
تعمل منظمة "أنقذوا الأطفال" في مجالات التنمية والاستجابة الإنسانية، حيث تساعد الأطفال وشركاءها في دعم الأسر والمجتمعات والحكومات من أجل ضمان بقاء جميع الأطفال على قيد الحياة، وتعلمهم، وحمايتهم.
توظف المنظمة حوالي 25,000 شخص حول العالم وتعمل في أكثر من 100 دولة لمساعدة الأطفال المتأثرين بالأزمات. كما تعمل على المناصرة والتأثير على السياسات لضمان حقوق الأطفال وسماع أصواتهم.
تسعى المنظمة إلى تحقيق ثلاثة إنجازات رئيسية بحلول عام 2030:
- عدم وفاة أي طفل لأسباب يمكن الوقاية منها قبل بلوغه سن الخامسة.
- حصول جميع الأطفال على تعليم أساسي عالي الجودة.
- إنهاء جميع أشكال العنف ضد الأطفال.
معلومات التقديم:
- يرجى إرفاق السيرة الذاتية وخطاب التغطية مع الطلب.
- يجب تضمين تفاصيل الراتب الحالي والتوقعات المالية.
- آخر موعد للتقديم: 15 مارس 2025، الساعة 11:59 مساءً.
🔹 سيخضع جميع المتقدمين لإجراءات تدقيق صارمة لحماية الأطفال من أي إساءة.
🔹 يُتوقع من جميع الموظفين الالتزام بسياسة المنظمة لمناهضة التحرش في بيئة العمل.
💡 تقدم الآن وكن جزءًا من التغيير!
Stay updated on new job openings with email notifications.
