Job Description

وصف الوظيفة:

- مسؤول عن جميع الواجبات السكرتارية بما في ذلك كتابة وتوزيع جميع المراسلات والتقارير والسجلات ذات الصلة بالإدارة والحفاظ على أعلى مستوى من السرية.

- يجيب على المكالمات الهاتفية ويحولها ويدير الاستفسارات الروتينية.

- ينشئ وينفذ نظاماً مُنظّماً للملفات لجميع الوثائق والسجلات والمراسلات المُدارة في الإدارة.

- يدير التقويم الإلكتروني لجدولة كافة الاجتماعات وحجز قاعات الاجتماعات لرؤساء الأقسام والمشرفين الآخرين.

- يستقبل ويفحص جميع الموظفين والزوار، ويضمن تشغيل وصيانة المعدات المكتبية.

- يدير المخزون ويأمر بتوريد اللوازم المكتبية، ويضمن تشغيل وصيانة المعدات المكتبية.

- مسؤول عن المظهر العام للإدارة ويتصرف كمدير مكتب.

- مسؤول عن إعداد الإحصائيات الدقيقة الشهرية من جميع الأقسام وإعداد التقرير الموحد لرئيس الإدارة.

- يسجل ويحتفظ ويوزع محاضر الاجتماعات ويساعد في مجموعة متنوعة من الواجبات الإدارية.

- ينشئ مراسلات واضحة ومفهومة نيابة عن الإدارة.

- يؤدي جميع الواجبات بطريقة مهنية وفعالة وسرية.

- يؤدي جميع الواجبات الأخرى ذات الصلة حسب الاقتضاء أو التعيين.

المتطلبات والمسؤوليات:

المؤهلات التعليمية / الترخيص / الخبرة المهنية:

- دبلوم في دراسات سكرتارية أو أي مجال ذي صلة من معهد معتمد مع خبرة لا تقل عن أربع (4) سنوات كسكرتير في مكتب تنفيذي (أساسي).

أو

- درجة البكالوريوس في دراسات الإدارة الإدارية أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة من جامعة معتمدة مع خبرة لا تقل عن سنتين (2) كسكرتير في مكتب تنفيذي، مفضل في مجال مؤسسة رعاية صحية / مستشفى.

المؤهلات العلمية:

دبلوم في دراسات سكرتارية أو أي مجال ذي صلة