Job Description

🇪🇺 الوظيفة: مساعد إداري (Administrative Assistant)

الموقع: القاهرة – بعثة الاتحاد الأوروبي لدى جمهورية مصر العربية
القسم: قسم الإدارة (Administration Section)
تاريخ البدء المتوقع: 01 ديسمبر 2025
الراتب: يبدأ من 1545 يورو شهريًا (يُدفع بالجنيه المصري حسب سعر InforEUR)

🧭 الغرض من الوظيفة

تقديم الدعم الإداري واللوجستي والفني لقسم الإدارة في الوفد، خاصة في مجالات:

• إدارة البنية التحتية

• الخدمات اللوجستية والنقل

• إدارة العقارات السكنية للموظفين الوافدين

• إدارة العقود والمشتريات

• التنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية

🧩 المسؤوليات الرئيسية

1. البنية التحتية والأمن

• الإشراف على عقود خدمات الأمن (تركيب أجهزة، متابعة العقود والفواتير، التواصل مع المقر الرئيسي).

• تطبيق إجراءات السلامة الخاصة بالبعثة والمساكن.

• تنظيم تدريبات الأمن والدفاع المدني.

2. إدارة الأسطول والسيارات

• إدارة أسطول المركبات الخاصة بالبعثة.

• إعداد جداول السائقين وتنظيم مهامهم اليومية وخلال الزيارات الرسمية.

• متابعة صيانة وتجديد رخص المركبات وتنسيق العلاقات مع شركات التأجير.

3. إدارة السكن للموظفين الوافدين

• متابعة العقارات السكنية والتفاوض مع الملاك والوسطاء.

• فحص عقود الإيجار وإعداد ملفات الموافقة.

• تقديم المساعدة القانونية والإدارية المتعلقة بالعقود.

4. الموارد البشرية اللوجستية

• إدارة سياسة إجازة الراحة وتعويضات المغتربين.

• تنسيق الميزانية المخصصة لذلك مع الأقسام المركزية.

5. الدعم الإداري العام

• تقديم دعم إداري في المعاملات البروتوكولية والقنصلية والجمركية.

• إعداد أوامر الشراء وملفات الدفع والعطاءات.

• ترجمة الوثائق الرسمية بين الإنجليزية والعربية.

6. إدارة الملفات والمستندات

• تنظيم الأرشيف وإدارة ملفات الموردين والمناقصات.

• استخدام نظم الأرشفة الإلكترونية مثل Ares وLCK.

🎓 المتطلبات الأساسية

• شهادة الثانوية العامة كحد أدنى (ويُفضل مؤهل جامعي).

• خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المكاتب أو الأعمال الإدارية.

• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية (C1).

• خبرة في المشتريات وإدارة العقود.

• مهارات قوية في Word وExcel.

• الحق القانوني في العمل والإقامة في مصر.

⭐ المتطلبات المفضلة (تعطي أولوية للمرشح)

• معرفة بهيكل وعمل مؤسسات الاتحاد الأوروبي.

• خبرة في العمل بالسفارات أو المنظمات الدولية.

• خبرة في إدارة فريق من السائقين.

• دراية بالبروتوكولات الرسمية والدبلوماسية.

• إتقان اللغة الفرنسية ميزة إضافية.

• مهارات تنظيمية، تواصلية، وقدرة على العمل المستقل والجماعي.

• النزاهة، السرية، والمرونة العالية.

💼 المزايا

• راتب تنافسي يبدأ من 1545 يورو شهريًا (بما يعادل بالجنيه المصري).

• تأمين صحي وخطة ادخار تقاعدية.

• إجازات سنوية وأيام عطلة رسمية.