Job Description

نطاق العمل (Term of Reference - TOR)
الدور الوظيفي: 
عدد الوظائف: 2
الجهة المنظمة: الجامعة الألمانية الأردنية (GJU)
الجهة الممولة: الوكالة الألمانية للتعاون الدولي (GIZ)
إطار التمويل: مراكز الهجرة والتنمية
عنوان المشروع: تمكين المرشحين الأردنيين لسوق العمل الدولي
رقم المشروع: 81318607
المسمى الوظيفي: مساعد إداري
الموقع: مشقر، الجامعة الألمانية الأردنية
المدة: 12 شهراً

مقدمة:

تنفذ الجامعة الألمانية الأردنية (GJU) بالتعاون مع الوكالة الألمانية للتعاون الدولي (GIZ) مشروع "تمكين المرشحين الأردنيين لسوق العمل الدولي (EJIM)". يهدف هذا المشروع إلى إعداد مجموعة مختارة من المهنيين الأردنيين لفرص العمل في الخارج من خلال تزويدهم بالمهارات التقنية واللغوية والثقافية اللازمة.
سيقوم المساعد الإداري بدعم فريق المشروع في الوظائف الإدارية والكتابية واللوجستية الأساسية.

الوصف الوظيفي والمسؤوليات:

يقدم المساعد الإداري دعماً إدارياً وتشغيلياً بدوام كامل لضمان التنسيق والتنفيذ السلس لأنشطة المشروع، وتشمل مسؤولياته ما يلي:

• دعم تطوير أدوات التخطيط والتنسيق والتقييم الأساسية مثل: مخطط جانت (Gantt chart)، سجل المخاطر، إطار المراقبة والتقييم، أدوات التقييم الأولي، وملخص اجتماع الإطلاق.

• إعداد، تنسيق وتنظيم الوثائق الرسمية بما في ذلك: ملاحظات الاجتماعات، التحديثات الدورية، المذكرات الداخلية، المراسلات، ملخصات التقييم، ملخصات المشاركين، والتقارير اللاحقة.

• إعداد جداول الأعمال، وتنسيق الجوانب اللوجستية، وتوثيق نتائج الدورات التدريبية والفعاليات واجتماعات المشروع.

• المساعدة في أنشطة التواصل والإعلام، بما في ذلك: دعوات تقديم الطلبات، الحملات التسويقية، وإعداد المواد البصرية مثل القوالب، واللافتات، وشعار المشروع.

• الحفاظ على سجلات المشروع محدثة، بما يشمل: جداول الحضور، ملفات المشتريات، ونماذج التقارير.

• المساعدة في إعداد وإنهاء التقارير الشاملة الخاصة بالمشروع لتقديمها للجهة الممولة.

• تقديم الدعم الإداري واللوجستي المرن في مختلف مكونات المشروع حسب الحاجة وتوجيه منسق المشروع.

المؤهلات الدنيا:

• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو أي مجال ذي صلة.

• خبرة لا تقل عن سنتين في العمل الإداري، ويفضل ضمن مشاريع تنموية أو ممولة من مانحين.

• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة مع الانتباه للتفاصيل.

• إتقان استخدام برامج Microsoft Office (وورد، إكسل، باوربوينت) وأنظمة البريد الإلكتروني.

• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية (محادثة وكتابة)، ومعرفة باللغة الألمانية تعتبر ميزة إضافية.

• الإلمام بإجراءات الإدارة الجامعية أو خبرة سابقة مع GIZ تعتبر ميزة.

ملاحظات:

• هذا التعيين جزء من مشروع ممول من الوكالة الألمانية للتعاون الدولي (GIZ)، ويتم تنفيذه من قبل الجامعة الألمانية الأردنية (GJU).

• يجب إرسال السيرة الذاتية ورسالة التغطية إلى البريد الإلكتروني التالي:
  
  مع كتابة عنوان الرسالة:
  "Application – Administrative Assistant – EJIM Project"

• سيتم التواصل فقط مع المتقدمين المدرجين على القائمة القصيرة.

• لن يتم قبول أي طلبات بعد تاريخ 10 أغسطس 2025.