Job Description

سكرتير القبول

• تحديث وصيانة وإدارة قاعدة بيانات معلومات الطلاب "أواسيس"، بما في ذلك جميع الحقول غير الإلزامية، وضمان توفر المعلومات المحدثة يوميًا.
• دعم مسجل القيد لضمان اكتمال عمليات التسجيل السنوية مثل عقد المدرسة مع أولياء الأمور وتسجيل الطلاب، وذلك ضمن الجدول الزمني المتفق عليه.
• تحديث وصيانة وإدارة قاعدة بيانات معلومات الطلاب "أواسيس"، بما في ذلك جميع الحقول غير الإلزامية، وضمان توفر المعلومات المحدثة يوميًا.
• العمل بشكل وثيق مع مسؤول العلاقات الحكومية لضمان استيفاء جميع الشهادات الانتقالية المستلمة للطلاب الجدد لمتطلبات الجهة الحكومية، وتسجيل الطلاب في الوقت المناسب، ومعالجة الشهادات الانتقالية الصادرة بكفاءة، وتحديث معلومات التأشيرة والجواز بشكل مستمر طوال العام الدراسي.
• حفظ وإنشاء ملفات لجميع المتقدمين الجدد والطلاب الجدد والطلاب الحاليين والطلاب الخريجين وإكمال جميع وثائق الخروج للطلاب الذين يتركون المدرسة.
• أداء المهام الأخرى حسب طلب المديرين والمشرفين المباشرين وغير المباشرين.

مسؤول العلاقات الحكومية

التسجيل الطلابي

• يجب أن يكون لديك معلومات محدثة عن إجراءات تسجيل الطلاب والمستندات المطلوبة.
• تخطيط وتنظيم تسجيلات الطلاب، والتنسيق مع أولياء الأمور بشأن المستندات المطلوبة.
• القدرة على تسجيل جميع طلاب المدرسة لدى السلطات التعليمية خلال الأطر الزمنية المتفق عليها.
• ضمان تقديم نتائج نهاية العام، وترقية الطلاب، والانتقال في إطار زمني متفق عليه.

السلطات التعليمية

• مواكبة لوائح وإجراءات الوزارة/الجهة المختصة وتحديث مدير المدرسة/مدير العلاقات الحكومية بشأن أي تغييرات في السياسة والامتثال.
• بناء التواصل الفعال وتطوير العلاقات مع السلطات التعليمية والوزارات والمكاتب الحكومية.
• التقدم بطلبات الرحلات المدرسية للطلاب والتقويم السنوي وما إلى ذلك إلى الجهات المختصة للحصول على الموافقات مسبقًا (وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه).
• ترجمة جميع القواعد واللوائح والدوريات باللغة الإنجليزية لإدارة المدرسة على الفور.

عقد المدرسة مع أولياء الأمور (لمدارس دبي فقط)

• التقدم بطلب الموافقة على هيكل الرسوم والموافقة على العقد مع السلطات التعليمية.
• ضمان فعالية إرسال المعلومات والدعوات إلى أولياء الأمور لتوقيع العقد بالتنسيق مع إدارة المدرسة.

المسؤوليات العامة

• الحفاظ على تحديث السجلات وتنظيمها والحفاظ على المتتبعات لإظهار التقدم.
• تبني وتشجيع روح المدرسة ومعايير التميز كما هو محدد في قيم GEMS الأساسية.
• بالاشتراك مع دعم تكنولوجيا المعلومات، جمع وتوليد سجلات الطلاب المطلوبة من الوزارة (سجلات يدوية أو إلكترونية).
• حضور اجتماعات الموظفين والعمل في اللجان حسب الحاجة.
• أداء المهام الأخرى حسب طلب المديرين والمشرفين المباشرين وغير المباشرين.

المهارات:

• مهارات اتصال قوية مع مستوى ممتاز من اللغة الإنجليزية المكتوبة والمنطوقة.
• مهارات تكنولوجيا المعلومات الممتازة مرغوبة.
• القدرة على التعامل مع مجموعة من المهام والعمل تحت الضغط والتواصل الجيد مع الأطفال والزملاء.
• مهارات إدارة الوقت القوية.
• التفكير التحليلي.