مسؤول إدارة الوثائق – شركة إيكوم في الإمارات

Job Description

AECOM أبوظبي تبحث حاليًا عن مراقب وثائق للانضمام إلى فريق المباني لدينا.

سيعمل مراقب الوثائق بشكل وثيق مع مدير المشروع ، ومدير التصميم ، والمصمم الرئيسي ، والمهندس المعماري الرئيسي ، ورئيس فريق التصميم التخصصي ، ومدير / منسق BIM ومسؤولي BIM التخصصيين.

المسؤوليات:

• المشاركة في اجتماعات إطلاق عملية مراقبة الوثائق.
• تقديم المساعدة لمدير المشروع ومدير التصميم في تخطيط مراقبة الوثائق على مستوى المشروع.
• التأكد من فهم عملية ومنصة مراقبة وثائق العميل ، وإكمال التدريب المناسب.
• شرح المتطلبات للفريق وإشراكهم في متطلبات قد تكون مثيرة للجدل.
• التأكد من وجود آليات لرصد وتصحيح حالات عدم المطابقة (TQR).
• تطوير سجل التسليم الرئيسي بالتنسيق مع مدير المشروع / مدير التصميم لتلبية متطلبات المشروع.
• تطوير نموذج أساسي مع مدير المشروع / مدير التصميم لأدوار ومصفوفة TQR لسير عمل TQR في BIM 360.
• إنشاء إرشادات لمراقبة وثائق المشروع عند الحاجة.
• إدارة قائمة الاتصال بالمشروع لمدير المشروع / مدير التصميم.
• إصدار تقارير منتظمة إلى فريق إدارة المشروع ومراقبة المشروع.
• إصدار تقارير حول تأخر الوثائق / الوثائق غير المصدرة.
• إصدار أحدث سجل تسليم رئيسي (MDR) محدث إلى العميل (المراحل الرئيسية).
• تتبع المعلومات الواردة والصادرة وتوزيعها.
• كونها جهة اتصال لمعايير تسمية الملفات ومراقبة الوثائق والاتصال الرئيسي مع مراقبة وثائق العميل.
• منح الوصول إلى BIM 360 و Team / SharePoint لأعضاء المشروع بما في ذلك الأطراف الخارجية.
• إجراء عملية فحص TQR لمراقبة الوثائق ضمن عملية TQR.
• جهة الاتصال الرئيسية لإصدار التسليمات بشكل رسمي. رسومات ووثائق ونماذج.
• تسجيل وحفظ وتصنيف وتوزيع الوثائق.

المهارات المطلوبة:

• مهارات لوحة مفاتيح قوية ومعرفة بـ MS Windows وبرامج معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات ذات الصلة.
• الكفاءة في نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) ونظام مراقبة الوثائق والمواد (DMCS) - Aconex و BIM 360 و SharePoint.
• معرفة كيفية تحديد التعامل مع الرسومات والوثائق الفنية الأخرى.
• إدارة إجراءات برنامج ضمان الجودة.

المؤهلات:

• درجة بكالوريوس أو دبلوم في مجال ذي صلة.

معلومات إضافية:

• مهارات لوحة مفاتيح قوية ومعرفة بـ MS Windows وبرامج معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات ذات الصلة.
• الكفاءة في نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) ونظام مراقبة الوثائق والمواد (DMCS) - Aconex و BIM 360 و SharePoint.
• معرفة كيفية تحديد التعامل مع الرسومات والوثائق الفنية الأخرى.
• إدارة إجراءات برنامج ضمان الجودة.