Job Description

🎯 المسمى الوظيفي

مدير خدمات المشتريات
📍 الدوحة – جامعة فرجينيا كومنولث في قطر
🕒 نوع الوظيفة: دوام كامل
📂 القسم: المالية
🧑‍💼 التبعية الإدارية: مدير الشؤون المالية

🏢 ملخص الدور

يقود مدير خدمات المشتريات استراتيجية المشتريات الشاملة للجامعة، مع ضمان الحصول على جميع السلع والخدمات بكفاءة وامتثال تام لأنظمة الجامعة ومؤسسة قطر. يشمل الدور المسؤولية عن دورة الشراء والدفع، إدارة الموردين، العقود، والضوابط الداخلية. الهدف هو تبسيط عمليات الشراء لأعضاء هيئة التدريس والإدارات مع الحفاظ على أعلى معايير النزاهة المالية والتنظيمية.

توفر الجامعة حزمة مزايا شاملة تشمل:

• بدلات متعددة ودعم رسوم دراسة الأبناء

• فرص التطوير المهني

• مزايا انتقال ورعاية الشركة (رهناً باستيفاء شروط الأهلية وموافقة وزارة الداخلية)

📌 الأنشطة الرئيسية والوظائف الأساسية

1️⃣ قيادة دورة الشراء والدفع (P2P)

• الإشراف على جميع عمليات الشراء والدفع من البداية للنهاية.

• الموافقة النهائية على أنظمة ERP وأنظمة الشراء الإلكتروني.

• إجراء مراجعات قائمة على المخاطر للمعاملات ذات القيمة العالية.

• حل المشكلات المعقدة المتعلقة بالمطابقة والفواتير.

• التعامل كنقطة تصعيد رئيسية لمشاكل الموردين والإدارات.

2️⃣ التنسيق الاستراتيجي

• التنسيق مع المكاتب الاستراتيجية للحرم الجامعي الرئيسي.

• إدارة المناقصات التنافسية وتبريرات التوريد المباشر.

• ضمان الالتزام بالمعايير المؤسسية واتفاقيات الموردين.

3️⃣ إدارة العقود

• تنسيق وإدارة جميع العقود المؤسسية، بما في ذلك عقود إيجار مساكن الموظفين.

• التعاون مع الفريق القانوني والموارد البشرية لضمان الامتثال والتجديد في الوقت المناسب.

4️⃣ برنامج بطاقة الشراء

• الإشراف على حاملي البطاقات وتقديم التدريب.

• مراجعة الضوابط الدورية لتعزيز الكفاءة والرقابة الداخلية.

5️⃣ حوكمة المشتريات

• تطوير ونشر سياسات وإجراءات المشتريات.

• ترجمة اللوائح المعقدة إلى أدوات عمل سهلة الاستخدام.

• تقديم الاستشارات لأقسام الجامعة لتعزيز أفضل الممارسات.

6️⃣ قيادة الفريق وتحسين العمليات

• وضع مؤشرات أداء رئيسية للفريق.

• تعزيز التطوير المهني وضمان تجربة خدمة متسقة وعالية الجودة.

• المشاركة في المبادرات المؤسسية والتحسينات التشغيلية.

🎓 المؤهلات المطلوبة

أساسي

• درجة البكالوريوس في: إدارة الأعمال، إدارة سلسلة التوريد، المحاسبة، المالية أو مجال ذي صلة.

• خبرة 8-10 سنوات في المشتريات، العمليات المالية، أو وظائف P2P في التعليم العالي أو القطاع العام.

• معرفة قوية بمبادئ الشراء وإدارة العقود والتفاوض مع الموردين.

• خبرة في تنسيق المشتريات عبر الحدود أو مع الموردين الدوليين.

• إجادة أنظمة ERP (مثل Banner أو SAP أو ما شابه).

• خبرة مثبتة في العمل مع فرق متنوعة من أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب.

مفضل

• شهادات مهنية مثل CIPS، CPP، CPSM.

• خبرة في إدارة أنظمة بطاقات الشراء أو نفقات السفر (Chrome River، Concur).

• الإلمام بالشراء الممول بالمنح والامتثال لمتطلبات الجهات الراعية.

• سجل في تحسين العمليات والكفاءة التشغيلية.

🧰 المهارات والخبرات

• خبرة بالعمل ضمن بيئة جامعية أو مؤسسة عامة مشابهة.

• مهارات قيادية وإشرافية قوية للفريق.

• مهارات تحليلية، تفاوضية، واتخاذ القرار ممتازة.

• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة التغير.

• مهارات تواصل فعّالة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

• الالتزام بالدقة، أخلاقيات العمل، والعمل ضمن فريق تعاوني ومتعدد الخلفيات.