Job Description

سكرتير تنفيذي  

بالما باي روتانا  

العلمين الجديدة، مصر  

تم النشر منذ 10 ساعات  

تنتهي الصلاحية خلال شهرين  

الرقم المرجعي: JB5230730  

جديد  

وصف الوظيفة  

نحن نبحث حاليًا عن فرد متحمس وملتزم يتمتع بمهارات اتصال استثنائية، ويُفخر بقدرته على تقديم مستويات استثنائية من الخدمة وتقديم حلول إبداعية.  

كـ سكرتير تنفيذي، ستكون مسؤولًا عن تقديم مجموعة كاملة من الأنشطة السكرتارية والإدارية لمدير عام الفندق، بما في ذلك الأمور السرية والحساسة، لضمان سير عمل المكتب التنفيذي بسلاسة. وتشمل مسؤولياتك الرئيسية ما يلي:  

- التأكد من أن جميع المراسلات الصادرة مكتوبة ومدققة ومرسلة بأعلى معايير الجودة.  

- صياغة وإعداد المراسلات الروتينية وتقديم تفسير مبسط للمستندات/المراسلات عند الطلب.  

- مراجعة جميع البريد الوارد وترتيب أولوياته قبل إحالته إلى المدير العام.  

- التعامل مع المراسلات الروتينية الموحدة وإبلاغ المدير العام بها (مثل طلبات العضوية، الإقامة، الكتيبات، إلخ).  

- الحفاظ على تحديث التقويم باستمرار لتسهيل جدولة المواعيد والاجتماعات.  

- إنشاء والحفاظ على أنظمة حفظ السجلات وقواعد بيانات جهات الاتصال التجارية، ومتابعة البنود المعلقة حسب الضرورة.  

- صياغة الخطابات نيابة عن المدير العام.  

- حضور الاجتماعات، وتدوين المحاضر، وكتابة وتوزيع الملخصات، ومتابعة بنود العمل.  

- تنظيم السفر والرحلات التجارية الخارجية نيابة عن المدير العام.  

المهارات والمؤهلات والخبرات  

يفضل أن تكون حاصلًا على دبلوم كلية في التدريب السكرتاري مع خبرات سابقة ذات صلة. يجب أن تكون fluent في اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا، مع القدرة على تدوين ملاحظات كافية خلال الاجتماعات لإعداد سجل للأحداث. ستكون مهارات الحاسوب المتقدمة وسرعة كتابة لا تقل عن 60 كلمة في الدقيقة بدقة ميزة إضافية.  

المعرفة والكفاءات  

المرشح المثالي سيكون مهذبًا، قادرًا على العمل بأقل إشراف، متحفظًا، وقادرًا على التعامل مع مستويات عالية من السرية. أنت شخص استباقي للغاية، يتمتع بشخصية اجتماعية وجذابة وسهلة التعامل. ستتمكن من العمل جيدًا تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى، وستكون لاعبًا ممتازًا ضمن الفريق مع حرصك على الجودة، بالإضافة إلى امتلاك الكفاءات التالية:  

- فهم عمليات الفندق  

- المرونة  

- التركيز على خدمة العملاء  

- السعي لتحقيق النتائج  

- التواصل الفعال  

- التخطيط للأعمال  

- إدارة الأفراد  

- إدارة العمليات  

- العمل الجماعي  

- فهم الاختلافات