Job Description

وظيفة رئيس قسم الخدمات
الشؤون الإدارية
التاريخ: الخميس 05 ديسمبر 2024

المهام والمسؤوليات:

التخطيط التشغيلي:

• المساهمة في إعداد ميزانية القسم وخططه بالتعاون مع مدير إدارة الشؤون الإدارية.
• تقديم توصيات لتحسين الأدلة والإجراءات ذات الصلة بالقسم ومساعدة مدير الإدارة في تنفيذ الإجراءات والضوابط لضمان تلبية جميع المتطلبات.
• قيادة تنفيذ الإجراءات التشغيلية (OP) لضمان إتمام المهام بكفاءة وفعالية.
• تقديم خدمة عالية الجودة وفعالة من حيث التكلفة.

إدارة الأداء:

• إعداد وتقديم التقارير الفصلية والسنوية للأقسام مع ضمان الدقة والالتزام بالمواعيد.
• تحديد فرص التحسين في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وتقديم توصيات لتحسين أداء النظام.
• توجيه وتدريب الموظفين الجدد، وتوفير المهارات والمعرفة اللازمة لهم.
• متابعة الحالات داخل القسم والتأكد من حلها في الوقت المناسب والتوثيق المناسب.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى للحفاظ على علاقات قوية وإيجابية مع مجتمع الجامعة.

إدارة الخدمات:

• الإشراف على أسطول النقل، بما في ذلك تحديد الحركة، الاستخدام، الصيانة، والتأمين.
• متابعة التزام مستخدمي المركبات بسياسات تنظيم النقل.
• إدارة عقود نقل الطلاب وضمان الالتزام بشروط الخدمة من خلال التفتيش الدوري.
• تحسين استغلال تكاليف النقل البريد الوارد والصادر وتوثيق المستندات بدقة.
• إنشاء قاعدة بيانات لمقدمي خدمات النقل والضيافة غير المتعاقدين لضمان تقديم الخدمة في حالات الطوارئ.
• توثيق طلبات الخدمات المقدمة من الكليات والأقسام والموافقة عليها وفق السياسات.
• مراجعة وتحسين استمرارية تقديم الخدمات والعمل على تطوير العيادة الصحية الجامعية.

أخرى:

• العمل بشكل فعال كعضو في الفريق مع باقي أعضاء الإدارة وموظفي AAD.
• أداء المهام الأخرى التي يكلف بها من قبل مدير الخط.

المؤهلات والخبرة:

• الخبرة:
  خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال مماثل.

• المؤهل:
  درجة الماجستير أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة.

المهارات:

• مهارات التواصل الفعال مع جميع الأطراف المعنية بالعمل داخل الجامعة وخارجها.
• التعرف على أدلة العمل والإجراءات وجدول الصلاحيات الإدارية في الجامعة.
• القدرة على كتابة المراسلات الرسمية والبريد الإلكتروني باللغتين العربية والإنجليزية.
• إعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات.
• القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع أشخاص مختلفين.
• مهارات القيادة وإدارة الأفراد.
• مهارات ممتازة في التواصل واستخدام الكمبيوتر.

إجراءات التقديم:

يجب تقديم طلبات التوظيف عبر القنوات الإلكترونية الخاصة بالجامعة.