Job Description

الغرض من الوظيفة:

يعد مساعد الإدارة عنصرًا حيويًا في دعم العمليات التشغيلية اليومية للمؤسسة. يتمثل دوره في توفير دعم إداري فعال لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة. يشمل ذلك إدارة الأجندة، وتنظيم الاجتماعات، وإدارة الاتصالات، وتقديم الدعم الإداري العام.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة الأجندة: إدارة جدول أعمال المدير العام بكفاءة، بما في ذلك تحديد الأولويات، وإدارة الصراعات الزمنية، وتتبع المهام المكلفة.
• تنظيم الاجتماعات: إعداد جدول أعمال الاجتماعات، وتوزيع الدعوات، وإعداد المواد اللازمة، ومتابعة تنفيذ قرارات الاجتماعات.
• إدارة الاتصالات: الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وإدارة المراسلات، وتقديم الدعم الإداري للعملاء والزوار.
• الدعم الإداري العام: المساعدة في إعداد التقارير، والميزانيات، والعروض التقديمية، وتنفيذ المشاريع الصغيرة.
• ضمان جودة البيانات: الحفاظ على دقة وسرية جميع المعلومات والبيانات.

المؤهلات والمهارات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في دور إداري مماثل.
• مهارات تنظيمية ممتازة وإدارة الوقت.
• مهارات اتصال شفهي وكتابي قوية باللغتين العربية والإنجليزية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وفي فريق.
• إلمام جيد ببرامج الكمبيوتر المكتبية.