Job Description

📢 فرصة وظيفية – الموظف الإداري (مكتب رئيس الجامعة)

الجهة: الجامعة
المسمى الوظيفي: الموظف الإداري – مكتب رئيس الجامعة
تاريخ النشر: الخميس، 22 يناير 2026

هدف الوظيفة:
تُعد هذه الوظيفة أساسية لتيسير سير العمل اليومي المتعلق بشؤون الطلاب في مكتب رئيس الجامعة. تشمل مسؤوليات الوظيفة تقديم الدعم الإداري لمدير شؤون الطلاب، تخطيط وتنفيذ المشاريع والأنشطة الخاصة بصلاحيات رئيس الجامعة، ورفع كفاءة سير العمل المكتبي. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تنظيمية استثنائية، دقة في التفاصيل، والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية عالية.

المهام والمسؤوليات:

• تقديم الدعم المكتبي، بما في ذلك فرز طلبات الطلاب الأولية ومعالجة المشكلات والاستفسارات الإدارية.

• إعداد جداول الأعمال اليومية، الأسبوعية، والشهرية لمتابعة سير العمل.

• صياغة مذكرات قصيرة، ورسائل، وتقارير، وجداول أعمال الاجتماعات.

• حضور الاجتماعات وتدوين محاضرها وإعدادها وتوزيعها.

• تنظيم ملفات العمل والمذكرات والمعلومات المتعلقة بأنشطة واجتماعات شؤون الطلاب.

• إرسال إشعارات التقويم الدراسي، ورسائل البريد الإلكتروني إلى أعضاء هيئة التدريس والطلاب بشأن المواعيد النهائية.

• إدارة المواعيد النهائية والجدول الزمني للأنشطة الجارية خلال الفصل الدراسي.

• متابعة نظام إدارة المهام والرد على استفسارات البريد الإلكتروني العامة.

• إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات الكتابية الأخرى.

• حفظ السجلات والملفات وضمان تنظيمها وتأمينها.

• إدارة وتنسيق البرنامج الصيفي وبرنامج الإرشاد.

• التواصل المباشر مع الطلاب وتسجيل جميع استفساراتهم وتقديم المعلومات الصحيحة ومتابعتها في الوقت المناسب.

• تفسير وتطبيق السياسات والإجراءات المتعلقة بالطلاب وتوجيههم إلى المنسق الأكاديمي أو المستشار المناسب.

• المساعدة في تحسين الكفاءة وتقديم الدعم الاستباقي للطلاب.

• المساهمة في المشاريع والفعاليات الخاصة، وتجميع البيانات والترتيبات اللازمة.

• أداء مهام إدارية أخرى حسب التكليف لدعم العمليات العامة المتعلقة بشؤون الطلاب.

الكفاءات الأساسية:

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي.

• مهارات قوية في إدارة الوقت والقدرة على القيام بمهام متعددة.

• مهارات تنظيمية وشخصية وتواصلية ممتازة.

• معرفة الممارسات والإجراءات المكتبية العامة.

• المساءلة والمهنية العالية.

• التفكير الإبداعي والابتكاري.

• الحفاظ على السرية والالتزام بالنزاهة.