Job Description

📌 السكرتير التنفيذي (Executive Secretary)

• رمز الوظيفة: 30009361

• القسم: الموارد البشرية – شركة صغيرة/متوسطة

• يرتبط بـ: قائد وحدة الأعمال

• نوع الوظيفة: إداري / تنفيذي

• الخبرة المطلوبة: 4 سنوات فأكثر

🧭 نبذة عن الوظيفة

السكرتير التنفيذي هو حلقة الوصل الأساسية بين الإدارة العليا وباقي الجهات داخل وخارج المؤسسة.
يتولى تقديم دعم إداري متقدم للإدارة التنفيذية، مع ضمان تنظيم العمل بكفاءة عالية والحفاظ على سرية المعلومات، والعمل تحت ضغط وبمستوى احترافي.

🛠️ المهام والمسؤوليات

🔹 أولاً: المهام الاستراتيجية (20%)

• تطوير وتحسين العمليات الإدارية لدعم أهداف الإدارة العليا

• تقديم توصيات لتعزيز الكفاءة التشغيلية

• بناء علاقات قوية مع أصحاب المصلحة

• التحضير للاجتماعات المهمة (مجلس الإدارة والتخطيط الاستراتيجي)

🔹 ثانيًا: المهام التشغيلية (80%)

• إدارة الجداول الزمنية والمواعيد للاجتماعات والأنشطة

• تنظيم ترتيبات السفر (حجوزات، إقامة، برامج الرحلات)

• إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات الرسمية

• حضور الاجتماعات وكتابة المحاضر ومتابعة التنفيذ

• تنظيم الملفات والسجلات (إلكترونية وورقية)

• إدارة البريد والمراسلات وتحديد الأولويات

• متابعة اللوازم المكتبية والتنسيق مع الموردين

• تنفيذ السياسات الإدارية واقتراح التحسينات

• تنظيم الوصول إلى الإدارة العليا (Gatekeeper)

• معالجة استفسارات ومشاكل العملاء أو الشركاء

🎓 المؤهلات المطلوبة

• بكالوريوس في:

  • إدارة الأعمال

  • الإدارة

  • أو تخصص ذو صلة

🧠 المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيم عالية وإدارة وقت ممتازة

• مهارات تواصل قوية واحترافية

• القدرة على العمل تحت الضغط

• مهارات كتابة وتحرير التقارير

• دقة واهتمام بالتفاصيل

• الحفاظ على السرية التامة

🌐 اللغات

• الإنجليزية: متقدم

• العربية: أساسي

⭐ الكفاءات الأساسية

• النزاهة والمسؤولية

• التميز في الأداء

• الالتزام المهني

• الوعي بالأمن السيبراني

• التركيز على جودة الخدمة