Job Description

📢 إعلان وظيفة شاغرة

الجهة: الجامعة الألمانية الأردنية
المسمى الوظيفي: إداري / رئيس ديوان (Administrative)
الدائرة: دائرة التزويد وإدارة المخزون
الشعبة: ديوان الدائرة
المرجعية الإدارية: مدير دائرة التزويد وإدارة المخزون
📅 فترة التقديم: من صباح يوم الأحد 6/7/2025 حتى مساء الاثنين 7/7/2025

🧾 ملخص الوظيفة:

يتحمل إداري/رئيس ديوان مسؤولية تنظيم وإدارة المهام الإدارية والمكتبية لدائرة التزويد وإدارة المخزون، بما يشمل تنسيق المراسلات، وتنظيم الاجتماعات، وإدارة الوثائق والسجلات، لضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة وفعالية، ودعم تحقيق أهداف الدائرة الاستراتيجية.

📝 المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وتنظيم جميع المراسلات الواردة والصادرة (الورقية والإلكترونية) وتصنيفها وأرشفتها ضمن الأنظمة المعتمدة في الجامعة.

• تنسيق وجدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، ومتابعة تنفيذ القرارات.

• استقبال المكالمات الهاتفية والاستفسارات وتوجيهها للجهات المعنية داخل الدائرة.

• المساعدة في إعداد التقارير الإدارية والعروض التقديمية والمذكرات الرسمية حسب متطلبات الإدارة.

• تنظيم ملفات وسجلات الدائرة وضمان دقتها وسهولة الوصول إليها.

• تقديم الدعم الإداري العام لمدير الدائرة وفريق العمل، خاصة بما يخص متابعة تنفيذ الخطط التشغيلية وربطها بالخطة الاستراتيجية.

• التعامل مع استفسارات وطلبات الجهات الأخرى داخل الجامعة أو من الجهات الخارجية ذات العلاقة.

• المشاركة في تطوير وتحديث الأنظمة والإجراءات الإدارية لزيادة الكفاءة وضبط الجودة.

• المساهمة في تطبيق الأنظمة المحوسبة المستحدثة، ومنها شاشات إدارة أصول الجامعة، حسب توجيهات الإدارة.

🎓 المؤهلات والمتطلبات:

• المؤهل العلمي: بكالوريوس في Engineering أو العلوم اللوجستية.

• الخبرة العملية: لا تقل عن One Year في مجال التزويد أو الإدارة المكتبية.

• المهارات:

  • إتقان العمل على برامج الحاسوب، وخاصة Microsoft Office.

  • إجادة اللغة الإنجليزية (قراءة، كتابة، محادثة)، ويفضل الحصول على شهادة IELTS بمعدل 6 أو ما يعادلها.

  • مهارات تنظيمية عالية، ودقة في العمل والانتباه للتفاصيل.

  • قدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.

  • القدرة على العمل تحت الضغط.

✅ شروط إضافية:

• يُفضل أن يكون المتقدم من خريجي الجامعة الألمانية الأردنية.

• ألا يقل التقدير الجامعي عن جيد جدًا.

⚠ شروط أساسية:

• أن يكون المتقدم أردني الجنسية.

• ألا يكون ملتزمًا لأي جهة رسمية.

📄 الوثائق المطلوبة:

1. رسالة تغطية.

2. السيرة الذاتية محدثة.

3. صورة عن شهادة الثانوية العامة.

4. صورة عن شهادة وكشف علامات البكالوريوس مصدقة.

5. صورة عن الهوية الشخصية.

6. صورة عن دفتر العائلة (للمتزوجين).

7. صورة شخصية حديثة وملونة.

🔔 ملاحظات مهمة:

• لن يُنظر في أي طلب غير مكتمل أو لا يحقق الشروط أعلاه.

• تحتفظ الجامعة بحقها بعدم شغل الشاغر.