Job Description

أخصائي - مكتب إدارة مجلس الإدارة
Qatar
الاتجاهات الحالية

وصف الوظيفة
ملخص الوظيفة:
أخصائي مكتب إدارة مجلس الإدارة مسؤول عن ضمان سير الأنشطة المتعلقة بمجلس الإدارة بكفاءة، بما في ذلك التنسيق اللوجستي للاجتماعات، وتوثيقها، والتواصل. يعمل حامل الوظيفة بشكل وثيق مع أعضاء المجلس، والقيادة التنفيذية، والأطراف المعنية الأخرى لدعم الحوكمة المؤسسية الفعالة.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة اجتماعات المجلس

• جدولة وتنسيق اجتماعات المجلس، بما في ذلك تحديد الأجندات، تأمين أماكن الاجتماعات، وتوزيع الإشعارات الخاصة بالاجتماعات.
• ضمان توزيع المواد والاجتماعات والتقارير والمستندات ذات الصلة لأعضاء المجلس في الوقت المناسب مع الحفاظ على جميع معايير السرية والجودة.
• ضمان توثيق القرارات الرسمية بما في ذلك قرارات الرئيس والمقررات بشكل رسمي وحفظها كما هو موضح في النظام الأساسي لسدرة.

دعم الاجتماعات

• حضور اجتماعات المجلس لتسجيل محاضر دقيقة، وتوثيق القرارات، والمناقشات عند الحاجة.
• إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الفور لأعضاء المجلس والأطراف المعنية الأخرى. متابعة القرارات والإجراءات في الوقت المناسب.
• المساعدة في تحضير المواد والعروض التقارير لاجتماعات المجلس ذات الصلة.
• الإشراف على وإدارة الأنشطة اليومية لمكتب إدارة المجلس، بما في ذلك تنظيم اللوجستيات الخاصة بالاجتماعات (التموين، المعدات الصوتية والمرئية، تأشيرات السفر والترتيبات اللازمة) مع ضمان أن تكون ضمن ميزانية مكتب إدارة المجلس.

حوكمة المجلس والامتثال

• متابعة آخر المستجدات في قوانين الحوكمة المؤسسية ومتطلبات الامتثال.
• المساعدة في الحفاظ على سياسات المجلس، واللوائح الداخلية، والميثاق، واقتراح التحسينات حيثما دعت الحاجة.
• التنسيق مع فرق الشؤون القانونية والامتثال لضمان توافق كافة الوثائق المقدمة للمجلس ولجان المجلس الدائمة مع اللوائح ومتطلبات الإفصاح.

التواصل والمراسلات

• العمل كحلقة وصل بين مجلس الإدارة والقيادة التنفيذية، بما في ذلك التنسيق مع الهيئات الحكومية المعنية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة نيابة عن المجلس والحفاظ على سجلات محدثة عند الضرورة.
• المساعدة في صياغة وتحرير الوثائق المتعلقة بالمجلس، والقرارات، والتقارير.

تطوير وتدريب المجلس

• تسهيل تقديم التعريف والتدريب للمجالس الجديدة لضمان تحديث جميع الوثائق المتعلقة بالتدريب والتوجيه.
• تنظيم الفرص التعليمية المستمرة لأعضاء المجلس لتعزيز مهارات الحوكمة، بالتنسيق مع أمين المجلس.

إدارة بوابة المجلس

• الحفاظ على تحديث بوابة المجلس أو نظام إدارة الوثائق لتخزين مستندات المجلس بشكل آمن كما هو موضح في النظام الأساسي لسدرة.
• تدريب أعضاء المجلس والتنفيذيين على استخدام برنامج Boardworks وضمان تحميل جميع الوثائق المتعلقة بالاجتماعات حسب الحاجة.

التفاعل مع الأطراف المعنية

• التعاون مع الأقسام المختلفة لجمع المعلومات والبيانات المطلوبة لعرضها على المجلس وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
• المساعدة في إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة الخارجيين والمساهمين حسب الحاجة.

المؤهلات والخبرة:

التعليم:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة أو مجال ذي صلة.

الخبرة:

• 10 سنوات أو أكثر من الخبرة المتقدمة في السكرتارية أو إدارة المجلس.

عنّا:
سدرة للطب تمثل رؤية صاحبة السمو الشيخة موزا بنت ناصر، التي تشغل منصب رئيس مجلس إدارة مؤسسة قطر. هذه المنشأة عالية التقنية هي موطن للرعاية الصحية العالمية المستوى، والخبرة العلمية، والموارد التعليمية.

التقديم الآن
معلومات الوظيفة:

• معرف الوظيفة: 2265
• فئة الوظيفة: وظيفة تمكين: إدارة
• تاريخ النشر: 22 ديسمبر 2024، 07:26 صباحًا
• الموعد النهائي للتقديم: 29 ديسمبر 2024، 07:26 صباحًا
• مستوى الدرجة: درجة بكالوريوس
• جدول العمل: دوام كامل
• الموقع: قطر