Job Description

أخصائي – مكتب إدارة مجلس الإدارة
الموقع: Qatar
نوع الوظيفة: Full Time
تاريخ النشر: 21 يوليو 2025
آخر موعد للتقديم: 28 يوليو 2025
رقم الوظيفة: 2265
الدرجة العلمية المطلوبة: درجة البكالوريوس
الفئة الوظيفية: الوظائف التمكينية – الإدارة

الملخص الوظيفي:

يتولى أخصائي مكتب إدارة مجلس الإدارة مسؤولية ضمان التشغيل الفعال لأنشطة مجلس الإدارة، بما في ذلك تنسيق الاجتماعات، تنظيم الوثائق، والتواصل. يعمل بشكل وثيق مع أعضاء المجلس، القيادة التنفيذية، وأصحاب المصلحة لضمان حوكمة مؤسسية فعالة.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة اجتماعات المجلس:

• جدولة وتنسيق اجتماعات مجلس الإدارة، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال، حجز المواقع، وإرسال الإشعارات.

• ضمان توزيع المواد والتقارير والمستندات اللازمة للأعضاء في الوقت المحدد مع الحفاظ على السرية والجودة.

• حفظ الوثائق الرسمية مثل قرارات الرئيس وقرارات المجلس وفقًا للوائح المؤسسة.

دعم الاجتماعات:

• حضور الاجتماعات لتسجيل المحاضر والقرارات والنقاشات بدقة.

• إعداد وتوزيع محاضر الاجتماعات ومتابعة الإجراءات الناتجة عنها.

• المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير المرتبطة بالمجلس.

• إدارة المهام اليومية لمكتب المجلس مثل الخدمات اللوجستية والاجتماعات والسفر ضمن الميزانية المحددة.

الحوكمة والامتثال:

• متابعة أحدث أنظمة ولوائح الحوكمة المؤسسية.

• الحفاظ على سياسات المجلس واللوائح والنظم الداخلية واقتراح التحسينات.

• التنسيق مع الفرق القانونية لضمان التوافق مع المتطلبات التنظيمية والتقارير.

التواصل والمراسلات:

• العمل كحلقة وصل بين أعضاء المجلس والقيادة التنفيذية، والتواصل مع الجهات الحكومية والخارجية.

• إدارة المراسلات نيابةً عن المجلس وحفظ السجلات ذات الصلة.

• المساعدة في صياغة وتحرير الوثائق والقرارات والتقارير المتعلقة بالمجلس.

تطوير وتدريب المجلس:

• تنظيم برامج التوجيه والتدريب لأعضاء المجلس الجدد، وضمان استكمال المستندات المطلوبة.

• تنظيم فرص التعليم المستمر لتحسين مهارات الحوكمة لدى الأعضاء.

إدارة بوابة المجلس الإلكترونية:

• تحديث نظام إدارة الوثائق لضمان التخزين الآمن للملفات المتعلقة بالمجلس.

• تدريب الأعضاء على استخدام نظام Boardworks وتحميل مستندات الاجتماعات بانتظام.

التواصل مع أصحاب المصلحة:

• التعاون مع الأقسام الأخرى لجمع المعلومات المطلوبة لعروض وتقارير المجلس.

• المساعدة في إدارة العلاقات مع المساهمين والأطراف الخارجية.

المؤهلات والخبرة:

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.

• الخبرة: خبرة لا تقل عن 10 سنوات في السكرتارية التنفيذية أو إدارة مجلس الإدارة.

نبذة عن المؤسسة:

مستشفى سدرة للطب هو مركز رعاية صحية متقدم يقدم خدمات تخصصية شاملة للأطفال، والنساء، والشباب. يهدف إلى تحسين الصحة العامة في قطر والمنطقة، وهو أحد مشاريع صاحبة السمو الشيخة موزا بنت ناصر، ويقع تحت مظلة مؤسسة قطر.