Job Description

الملخص:

منسق العقود مسؤول عن إدارة وتنظيم جميع الوثائق والعقود ذات الصلة، وتوفير الدعم الإداري لفريق العقود، والتنسيق مع الأطراف المعنية، وضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة العقود:
  • الحفاظ على نظام منظم وسهل الوصول لجميع وثائق العقود.
  • العمل كجهة اتصال رئيسية للاستفسارات والاتصالات المتعلقة بالعقود.
  • تسهيل التواصل الفعال بين الأقسام الداخلية والموردين/ المقاولين بشأن العقود.
  • تقديم الدعم الإداري لفريق العقود.
  • تحديد فرص تحسين عمليات وإدارة العقود.
  • صيانة قاعدة بيانات العقود ومراقبة تجديد العقود وإبلاغ كبار مسؤولي العقود/مسؤولي العقود بالإجراءات الواجب اتخاذها في الوقت المناسب.
  • المساعدة في إعداد العقود.
  • المساعدة والتنسيق مع كبار مسؤولي العقود/مسؤولي العقود لإعداد وثائق العطاءات الفنية والتجارية.
  • جمع التقارير والمذكرات والمساعدة في تجميع البيانات للإبلاغ.
  • المساعدة والتنسيق مع إدارتي الصحة والسلامة والجودة والأمن والامتثال لزيارات تدقيق المقاولين/الموردين.
  • صيانة قاعدة بيانات لأداء المقاولين الفرعيين لجميع العقود الممنوحة بالتنسيق مع فريق المشاريع.
  • صيانة قاعدة بيانات للشكاوى الفرعية.
  • ضمان إتمام الأرشفة الإلكترونية بما يتماشى مع الوثائق المتاحة في النسخ الورقية.
  • التنسيق مع قسم المالية بشأن أي مشكلة دفع قد تؤثر على تطوير وتنفيذ العقد.
• إدارة لجنة العطاءات:
  • جدولة اجتماعات لجنة العطاءات للمناقشة الداخلية وإرسال إشعار إلى أعضاء اللجنة والمستخدمين النهائيين للاجتماعات المجدولة.
  • إعداد محاضر اجتماعات لجنة العطاءات، وتوثيق جميع المناقشات والقرارات لإحالتها إلى اللجنة للمراجعة والموافقة.
  • مساعدة مسؤول العطاءات الرئيسي في توزيع/إرسال وثائق العطاءات، بما في ذلك دعوات تقديم العطاءات، وتوضيحات العطاءات، وجميع المتطلبات في عملية العطاء.
  • العمل كجهة اتصال بين لجنة العطاءات والعطاءين، والمساعدة في الرد على الاستفسارات وتوفير المعلومات اللازمة.
  • الحفاظ على سجلات شاملة لجميع أنشطة العطاءات، بما في ذلك توثيق القرارات والاتصالات والتقييمات.
  • الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة وضمان التعامل الآمن مع جميع وثائق العطاءات.
  • المساعدة في إعداد تقارير منتظمة عن حالة العطاءات الجارية والقادمة لتقديمها إلى الإدارة.
  • أداء المهام الأخرى الموكلة.

المتطلبات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في أنشطة العقود أو عمليات سلسلة التوريد في أحواض السفن.