منسق إداري متحف – جامعة نورثويسترن في قطر

Job Description

-->

نبذة

يعتبر المنسق الإداري للمتحف في جامعة نورثويسترن في قطر جزءًا لا يتجزأ من عمليات المتحف، حيث يتولى بمهارة مجموعة متنوعة من الواجبات الإدارية ويدعم الفريق التنفيذي للمتحف. تتطلب هذه الوظيفة مزيجًا متخصصًا من الفطنة الإدارية والخبرة المالية والالمام بوظائف المتحف وتقدير عميق للفنون والتراث الثقافي.

المسؤوليات

• تقديم الدعم الإداري لمدير المتحف، والقيمين، وغيرهم من الموظفين حسب الحاجة.
• إدارة جداول العمل والمواعيد وترتيبات السفر لموظفي المتحف.
• إدارة ترتيبات السفر واستمارات الصرف لزوار المتحف مع العمل بشكل وثيق مع الموارد البشرية.
• تحضير وتوزيع المذكرات والرسائل الإلكترونية والمراسلات الأخرى.
• صيانة أنظمة الملفات وقواعد البيانات المتعلقة بعمليات المتحف.
• المساعدة في السجلات المالية وإدارة ميزانية المتحف.
• معالجة الفواتير وتقارير المصروفات وأوامر الشراء والعقود مع العمل بشكل وثيق مع الإدارة المالية والمكتب العميد.
• المساعدة في إعداد الميزانية ومراقبتها، وضمان الالتزام بالارشادات المالية.
• المساعدة في عملية توظيف موظفي المتحف، بما في ذلك نشر فرص العمل وترتيب المقابلات.
• دعم موظفي المتحف في الفعاليات، بما في ذلك المعارض وافتتاحات المعارض والمحاضرات والورش.
• الإشراف وتقديم جولات إرشادية مع المدارس والزيارات للكبار حسب الحاجة.
• صيانة مخزون بضائع المتحف والمساعدة في التوزيع.

المؤهلات والمهارات الأساسية

• مطلوب شهادة دبلوم ثانوية أو ما يعادلها
• 5 سنوات من الخبرة في مجال الدعم الإداري أو خبرة ذات صلة أخرى
• مهارات تنظيمية ومهارات إدارة الوقت ممتازة.
• مهارات اتصال ومهارات شخصية قوية.
• إتقان حزمة Microsoft Office وبرامج الكمبيوتر ذات الصلة الأخرى.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على العمل بشكل فعال في بيئة سريعة التطور.
• الاحترافية والتحفظ في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• المرونة والتكيف مع تغير الأولويات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك كجزء من فريق.

المؤهلات والمهارات المفضلة

• يفضل درجة البكالوريوس في إدارة الفنون أو دراسات المتاحف أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في دور إداري، ويفضل أن يكون ذلك في متحف أو مؤسسة ثقافية.
• المعرفة بعمليات المتحف ، بما في ذلك الإدارة المالية وتنسيق الفعاليات.
• معرفة المبادئ المحاسبية الأساسية تعتبر ميزة إضافية.
• شغف بالفنون والثقافة والمتاحف.
• الحماس لتعزيز مهمة وقيم المتحف.