Job Description

إعلان وظيفة

مساعد مدير – قسم التسجيل
التاريخ: 21 يناير 2026
نوع التوظيف: Full Time

الغرض من الوظيفة

يتمثل الهدف الرئيسي لهذا الدور في دعم مسجل/مدير الجامعة في إدارة السجلات الأكاديمية للطلاب وضمان الامتثال الكامل للمتطلبات المؤسسية والتنظيمية.
يقوم مساعد المدير بقيادة وظائف إعداد التقارير المؤسسية، بما في ذلك تقارير CHEDS، البيانات التعريفية، تحديثات المجموعات، إحصاءات التخرج، وتقديم البيانات الرسمية. كما يشارك في الإشراف على سير العمليات التشغيلية اليومية داخل قسم التسجيل لضمان الدقة والكفاءة وجودة الخدمات.

المسؤوليات الرئيسية

أولاً: إعداد التقارير والبيانات

• دعم المسجل/المدير في إعداد وتقديم جميع التقارير المؤسسية (CHEDS، صحائف الحقائق، تقارير منح الدرجات العلمية، إحصاءات التسجيل، تتبع المجموعات، بيانات الاحتفاظ والتقدم).

• تنسيق تحديث بيانات المجموعات لجميع البرامج وضمان توافقها مع متطلبات وزارة التعليم والاعتماد.

• ضمان دقة وسلامة البيانات عبر جميع منصات إعداد التقارير.

• إعداد ملخصات تنفيذية للإدارة العليا.

ثانياً: السجلات الأكاديمية والامتثال

• ضمان دقة وأمن وسرية السجلات الأكاديمية بما يتوافق مع سياسات الجامعة ومتطلبات الوزارة.

• الإشراف على تسجيل الساعات المعتمدة المحولة، الوضع المتقدم، الامتحانات الشاملة، وتحديثات الحالة الأكاديمية.

• دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية المتعلقة بسجلات الطلاب.

ثالثاً: التسجيل والتخرج والامتحانات

• الإشراف على عمليات التسجيل اليومية وحل مشكلات التسجيل المعقدة.

• تنسيق قوائم أهلية التخرج بالتعاون مع مسجل الجامعة.

• تنسيق إعداد ونشر جدول الامتحانات النهائية.

• دعم إصدار الشهادات وعمليات الاعتماد الرقمي الآمنة.

رابعاً: الأنظمة والأتمتة

• دعم مبادرات أتمتة إعداد التقارير بالتعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات.

• الإشراف على تطبيق معايير البيانات في نظام معلومات الطلاب والبوابات الإلكترونية وأدوات إعداد التقارير.

• تحسين سير العمل لتعزيز الكفاءة وتقليل المعالجة اليدوية.

خامساً: الإشراف والقيادة التشغيلية

• الإشراف على إنجاز المهام اليومية للقسم.

• ضمان دقة العمل وجودة الخدمة والامتثال للسياسات.

سادساً: التواصل مع أصحاب المصلحة والجهات الراعية

• تنسيق إعداد البيانات الرسمية للطلاب للجهات الراعية والجهات الخارجية.

• ضمان تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب عن تسجيل الطلاب وحالتهم الأكاديمية والتخرج.

معايير الأداء

• دقة سجلات الطلاب ≥ 99% لكل فصل دراسي.

• تقديم جميع التقارير المؤسسية في الوقت المحدد بنسبة 100%.

• تحديث بيانات المجموعات دون اختلافات جوهرية لكل فصل دراسي.

• إتمام إجراءات تدقيق الدرجات العلمية ضمن الأطر الزمنية المعتمدة.

• نشر جدول الامتحانات النهائية في الوقت المحدد.

• تحسينات سنوية لا تقل عن تحسينين على سير العمل والأتمتة.

• التزام الموظفين بالجدول الزمني الأسبوعي لمهامهم.

• تبادل بيانات دقيقة مع الجهات الراعية ضمن الأطر الزمنية.

المؤهلات المطلوبة

التعليم:

• درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال، تكنولوجيا المعلومات، أو مجال ذي صلة.

الخبرة:

• خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مؤسسات التعليم العالي، ويفضل في مكتب التسجيل.

• خبرة مثبتة في إعداد التقارير المؤسسية وإدارة البيانات والمجموعات.

• خبرة قوية في أنظمة معلومات الطلاب ومنصات إعداد التقارير.

الكفاءات والمهارات

• مهارات متقدمة في إدارة البيانات وإعداد التقارير.

• قدرة تحليلية وحل المشكلات قوية.

• دقة عالية في التفاصيل والبيانات.

• مهارات إشرافية قوية.

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.

• فهم السياسات الأكاديمية ولوائح وزارة التعليم.

• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بسرية تامة.

• عقلية إدارة التغيير وتحسين العمليات.

• مهارات تنسيق قوية وإشراك أصحاب المصلحة.

• الالتزام بأعلى معايير الأمانة والنزاهة.

• إتقان اللغة العربية شرط أساسي.

ملاحظة:
يهدف الوصف الوظيفي إلى توضيح نطاق الوظيفة، وقد يتم تعديل المهام والمسؤوليات حسب حاجة المؤسسة.