Job Description

المسمى الوظيفي: مساعد حسابات

تاريخ السريان: 2024-2025 (يُراجع سنويًا)
المستوى الوظيفي: توظيف محلي
يتبع إلى: مدير الشؤون المالية ومدير الحسابات
الإشراف على: لا يوجد
ساعات العمل: من الساعة 7:15 صباحًا حتى 3:00 مساءً

• من المتوقع حضور اجتماعات الفريق/المدرسة، بما لا يتجاوز 20 ساعة في العام الدراسي.

• يجب حضور اجتماعات موظفي المدرسة العامة كل فصل دراسي.

• لا تُصرف أجور إضافية مقابل حضور هذه الاجتماعات، حيث أُدرجت ضمن الراتب.

• في بعض الأحيان، يجب أن تكون متاحًا للعمل خارج هذه الساعات حسب ضغط العمل في قسم الحسابات.

الإجازة السنوية: 8 أسابيع سنويًا، تُؤخذ بالتنسيق المسبق مع المدير المباشر.

• تُعتمد الموافقة على الإجازة بناءً على حاجة المدرسة وتشغيلها.

• تُؤخذ الإجازة خلال عطلة الشتاء عند إغلاق المدرسة، والجزء المتبقي يمكن توزيعه بشرط عدم تداخله مع أسبوع استقبال الموظفين الجدد أو أسبوع التدريب المهني (INSET).

هدف الوظيفة:

مساعدة مدير الحسابات ومدير الشؤون المالية في تنفيذ مهام القسم المالي بالمدرسة.

وصف المهام:

الدعم المحاسبي:

• تقديم الدعم اليومي لقسم الحسابات في جميع مجالات الإدارة المالية.

• معالجة فواتير الشراء بدقة وفي الوقت المناسب.

• تنفيذ المدفوعات وتوثيقها بدقة.

• إصدار الفواتير واستلام الرسوم والمدفوعات المقدمة إلى المدرسة.

• إجراء المصالحات والتقارير المالية والموازنة، وتوزيع دفاتر الميزانية شهريًا على مديري المدرستين وأحيانًا على حاملي الميزانيات.

• مراقبة الإنفاق والإبلاغ الفوري عن أي مشاكل أو تناقضات.

• إجراء تسويات بنكية لضمان دقة السجلات المالية.

• استلام الرسوم والمدفوعات.

• إدارة ومعالجة وتسوية المعاملات النقدية الصغيرة (petty cash).

• تحديث سجل الأصول الثابتة واحتساب الإهلاك.

المهام المصرفية:

• نقطة الاتصال الخاصة بحسابات المدرسة البنكية.

• إيداع الأموال في البنك.

• أداء مهام مصرفية أخرى حسب الحاجة.

خدمة العملاء والتواصل مع المعنيين:

• تقديم خدمة عملاء ممتازة لجميع أصحاب المصلحة في المدرسة، والرد على الاستفسارات بسرعة واحترافية.

• إنشاء وتحديث السجلات المالية مع ضمان دقتها وسريتها.

الإدارة العامة:

• أداء المهام الإدارية العامة داخل قسم الحسابات حسب الحاجة.

• تنفيذ أي مهام أخرى يُكلف بها من قبل مدير الشؤون المالية أو مدير الحسابات.

التطوير المهني:

• حضور برامج التدريب والتطوير المهني المناسبة المتعلقة بالمسؤوليات المهنية وآفاق التطور الوظيفي.

ملاحظة: هذا الوصف يعكس متطلبات الوظيفة الحالية، وقد يتم تعديله بالتشاور مع شاغل الوظيفة وفقًا للتغيرات المستقبلية.

المواصفات الشخصية – مساعد حسابات

المؤهلات التعليمية والخبرة:

• شهادة بكالوريوس.

• خبرة في العمل في بيئة تعليمية.

المهارات والمعرفة:

• مؤهل في المحاسبة و/أو المالية.

• يُفضل وجود خبرة مثبتة في دور مشابه.

• دقة عالية والانتباه للتفاصيل.

• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، أوتلوك) والبرامج المحاسبية.

• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.

• مهارات تواصل بين شخصية قوية.

• القدرة على العمل باستقلالية وضمن فريق.

• الحفاظ على السرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

الصفات الشخصية:

• شخصية مبادرة ولديها دافع ذاتي.

• مرونة وقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة.

• تركيز على خدمة العملاء وموقف إيجابي.

• شخص موثوق ويمكن الاعتماد عليه.