Job Description

وصف الوظيفة

المسمى الوظيفي: مساعد/ة إداري ومالي
مكان العمل: Gaza
المسؤول المباشر: مدير برنامج رعاية الأيتام

المهام والمسؤوليات

أولاً: المهام المالية

• المساعدة في متابعة موازنات المشاريع مع المؤسسات الشريكة.

• المساعدة في مراجعة وتدقيق التقارير المالية والفنية الدورية المقدمة من المؤسسات الشريكة والتأكد من توافقها مع موازنات المشاريع.

• المساعدة في مراجعة معززات الصرف والتأكد من اكتمال وصحة المستندات الداعمة.

• التأكد من مطابقة المعاملات المالية للسياسات والإجراءات المعتمدة في المؤسسة والممولين.

• المساعدة في متابعة ومراجعة المشتريات الخاصة بالمؤسسات الشريكة حسب إجراءات مؤسسة التعاون، بما في ذلك مراجعة وثائق عملية المشتريات.

• إدارة صندوق النثريات وإعداد التقارير اللازمة.

• معالجة طلبات الصرف والمطالبات المالية والتحقق من مطابقتها للسياسات المالية المعتمدة.

ثانياً: المهام الإدارية

• تنظيم المراسلات الواردة والصادرة وأرشفتها وضمان توزيعها على الجهات المعنية في الوقت المناسب.

• إعداد التقارير والمذكرات ومحاضر الاجتماعات والوثائق الإدارية وفق المعايير المعتمدة.

• تنسيق الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر ومتابعة تنفيذ القرارات.

• إدارة جداول المواعيد وتنظيم التنقلات والترتيبات اللوجستية للموظفين.

• الإشراف على عمليات الأرشفة الورقية والإلكترونية وضمان سلامة الوثائق وسهولة الوصول إليها.

• متابعة احتياجات المكتب من المستلزمات واللوجستيات والتنسيق لتأمينها.

• متابعة المشتريات الخاصة بالمكتب بالتنسيق مع قسم المشتريات في مكتب رام الله.

• متابعة عقود الطاقم وملفاتهم وسجلات حضور وانصراف الموظفين بالتنسيق مع دائرة الموارد البشرية في مكتب رام الله.

• القيام بأي مهام أخرى تطلب من المسؤول المباشر و/أو رئيس الحسابات حسب متطلبات العمل.

• الالتزام بالأنظمة والقوانين المعمول بها في مؤسسة التعاون.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في المحاسبة أو إدارة الأعمال أو المالية أو أي تخصص ذي صلة.

• خبرة عملية لا تقل عن 4 سنوات في مجال العمل الإداري والمالي، ويفضل في المنظمات غير الحكومية أو مؤسسات التنمية.

• إتقان استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Excel وWord.

• إجادة العمل باللغتين العربية والإنجليزية.

• قدرة عالية على التنظيم وإدارة الوقت والتعامل مع الأولويات المتعددة.

• مهارات تواصل كتابية وشفوية متميزة.

• دقة عالية في العمل والاهتمام بالتفاصيل.

• القدرة على العمل ضمن فريق والتكيف مع ضغط العمل.

• التحلي بـ النزاهة والأمانة والحفاظ على سرية المعلومات.

• الاستعداد للعمل في ظروف ميدانية صعبة عند الحاجة.

• المرونة في أوقات العمل بما يتناسب مع متطلبات المنظمة.

• الالتزام بمدونة السلوك المهني وسياسات الحماية.