Job Description

المسمى الوظيفي:
مساعد المرافق والعمليات
كلية فنون التصميم – جامعة فرجينيا كومنولث، قطر

ملخص الوظيفة:

تبحث الجامعة عن مساعد مرافق وعمليات بدوام جزئي، يتميز بالدقة والمبادرة لدعم قسم المرافق والشحن والاستلام. ينسق هذا الدور العمليات اليومية، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، الرد على الاستفسارات، حفظ السجلات، وتنظيم العمليات اللوجستية لأنشطة القسم. يشمل الدور المساعدة في طلبات صيانة المرافق، إدارة جداول التنظيف، ودعم عمليات الشحن والاستلام.

• ساعات العمل: 5 أيام في الأسبوع (الأحد – الخميس)، 5 ساعات يوميًا.

• يجب أن يكون المتقدم حاصلًا على إقامة قطرية سارية المفعول.

التقارير إلى: مدير المرافق والشحن والاستلام
القسم: المرافق والشحن والاستلام

الأنشطة الرئيسية والواجبات:

• ترتيب اجتماعات القسم وجدولتها والرد على استفسارات الموظفين عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، ونظام الدعم الفني.

• إعداد جداول Excel، مستندات Word، وعروض تقديمية حسب الحاجة، وصيانة قوائم أعضاء هيئة التدريس والموظفين.

• تنسيق الخدمات اللوجستية للموظفين مثل تسجيل الدورات، حجوزات السفر والإقامة، والتوثيق.

• متابعة إمدادات المخزن وإعداد تقارير ربع سنوية عن استطلاعات الكافتيريا.

• تحديث صناديق البريد وإصدار المفاتيح للموظفين الجدد.

• صيانة محتوى السياسات والمخططات التنظيمية على الموقع الداخلي للقسم.

• استلام وإرسال الدعوات وبطاقات التهنئة للمؤتمرات والفعاليات، وتجهيز الأثاث للفصول والفعاليات.

• متابعة مخزون التخزين وإنشاء أوامر شراء ومعالجة المدفوعات الخاصة بالقسم.

• إنشاء واستلام وتوزيع أوامر العمل لصيانة المرافق وتصعيد المشكلات المعقدة.

• القيام بجولات ربع سنوية لمراجعة المبنى وإعداد تقرير سنوي عن طلبات الصيانة.

• الإشراف على أنشطة موظفي التنظيف وضمان إتمام المهام وفق المعايير.

• استقبال وإرسال الطرود والتعامل مع فواتير شركات الشحن مثل DHL.

• تنظيم وتتبع طلبات المشاريع وتحديث سجلات المشروع على جداول بيانات Google.

• أداء مهام أخرى حسب تكليف المشرف.

المؤهلات:

• يُفضّل درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المرافق، Engineering، العمارة، الفنون الجميلة، أو أي مجال ذي صلة.

• شهادة في إدارة المرافق أو الدعم الإداري ميزة إضافية.

• خبرة لا تقل عن سنة في الدعم الإداري أو تنسيق المرافق أو المجالات ذات الصلة.

• كفاءة في معالجة الكلمات، جداول البيانات، والتطبيقات الأخرى، مع معرفة قوية بالأدوات الرقمية.

• خبرة مفضلة في برامج AutoCAD وAdobe Photoshop وAdobe Illustrator.

• معرفة بلغتين (العربية / الإنجليزية) للتواصل الفعال مع موظفي الدعم.

المهارات والخبرة:

• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية.

• مهارات قوية في التعامل والتواصل والتعاون مع أعضاء هيئة التدريس، الموظفين، الطلاب والمجتمع.

• القدرة على العمل في فريق متنوع ضمن بيئة ديناميكية وسريعة التغير.

• القدرة على تنظيم الموارد وتحديد الأولويات، وإظهار نهج استباقي في التعامل مع المسؤوليات.

• مهارات ممتازة في إدارة الوقت، أداء مهام متعددة، والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.

• المرونة والقدرة على إدارة المهام في اللحظة الأخيرة بكفاءة.

• موقف إيجابي وتوجه نحو خدمة العملاء.

• مدفوعة بالنتائج وتركيز على تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية.

• خبرة مؤكدة في دعم بيئة متنوعة لأعضاء هيئة التدريس، الموظفين، والطلاب، أو الالتزام بالمشاركة كعضو هيئة تدريس في VCUarts قطر.