Job Description

🔹 المسمى الوظيفي:

مسؤول المشتريات الأول

🔹 ملخص الوظيفة:

مسؤول عن توفير السلع والخدمات للمؤسسة (AH) في الوقت المناسب، مع ضمان فعالية التكلفة والجودة. يجب أن تكون جميع المشتريات متوافقة مع معايير المؤسسة والقوانين المحلية والفيدرالية. يعمل على تعزيز التواصل والتنسيق مع الموردين الخارجيين وأقسام المؤسسة والحفاظ عليه.

🔹 الواجبات والمسؤوليات:

1. تقديم المساعدة والتوجيه لموظفي المستشفى والأقسام في جميع جوانب المشتريات.

2. التأكد من الالتزام بسياسات وإجراءات المؤسسة واللوائح الحكومية.

3. تعزيز قسم المشتريات كمورد فعال لمعالجة قضايا إدارة الإمدادات.

4. متابعة الأوضاع الاقتصادية والتجارية وتأثيرها على سياسات المشتريات، وتقديم التوصيات لمعالجتها.

5. تحليل أنشطة المشتريات واقتراح تحسينات، بما في ذلك أساليب الشراء الأكثر كفاءة، والخصومات، والتوحيد القياسي، وتحليل القيمة، والشراء التعاوني.

6. التنسيق مع الأقسام لتطوير المواصفات العامة للعناصر المطلوب شراؤها، بما في ذلك الشروط والأحكام ومعايير التقييم.

7. البحث عن المنتجات والموردين المحليين والدوليين لضمان فعالية التكلفة والجودة.

8. إجراء أبحاث السوق حول الموردين والمنتجات.

9. مراجعة الطلبات والتأكد من اكتمال جميع المعلومات، والتحقق من عدم وجود المخزون الكافي أو البدائل المعتمدة.

10. إعداد دعوات تقديم العطاءات (ITB, ITT) وطلبات عرض الأسعار (RFQ) للبائعين المعتمدين.

11. التعامل مع المشتريات المعقدة، بما في ذلك المنتجات الطبية المتخصصة.

12. مراجعة المقترحات والعروض المتعلقة بالامتثال والجودة والتسليم والتسعير، وإعداد أوراق التحليل والتوصيات للموافقة.

13. التنسيق مع الأقسام لتقييم العروض الفنية والمالية.

14. التواصل مع الموردين لحل الاستفسارات والمفاوضات لتقليل التكلفة وتحسين الجودة.

15. إعداد توصيات العقود وأوامر الشراء والموافقة عليها من الإدارة العليا.

16. تطوير وإدارة عقود الجوائز وأوامر الشراء.

17. إعداد وصيانة سجلات دقيقة للطلبات والمشتريات والعقود والمراسلات.

18. متابعة أوامر الشراء لضمان الالتزام بالمواعيد.

19. التعليق على تقارير شكاوى المنتجات وإعداد مسودات الردود.

20. إجراء مقابلات مع الموردين الحاليين والجدد لتحسين الأداء وتطوير مصادر توريد جديدة.

21. المساعدة في تحديث سجل الموردين المعتمدين.

22. التنسيق وحل المشكلات بين الأقسام والموردين، ومعالجة الفروقات في الفواتير والشحنات.

23. التنسيق مع المؤسسات الأخرى عند الحاجة لإقراض/استعارة العناصر.

24. إعداد التقارير لضمان الامتثال للسياسات والقوانين.

25. أداء مهام أخرى ذات صلة حسب الحاجة.

🔹 المؤهلات المطلوبة:

• التعليم:

  • بكالوريوس في إدارة الأعمال

  • يفضل الحصول على اعتماد المشتري المحترف المعتمد (Certified Professional Buyer)

• الخبرة:

  • خبرة لا تقل عن 7 سنوات في بيئة المشتريات

  • خبرة في أقسام المشتريات في المستشفيات الكبيرة، خصوصًا مع المنتجات غير الطبية المتخصصة

  • معرفة قوية بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات المحوسبة والمشتريات الإلكترونية

• الشهادات والترخيص:

  • يفضل الحصول على شهادة CSCP أو ما يعادلها

• المهارات والقدرات:

  • إجادة اللغة الإنجليزية

  • مهارات بناء الفريق والقيادة

  • مهارات خدمة العملاء الممتازة

  • مهارات تواصل فعالة

  • القدرة على التنظيم والتخطيط