Job Description

إليك ملخصًا منسقًا لإعلان وظيفة Officer, Administration – IFRC مصر:

فرصة عمل – Officer, Administration

رقم الوظيفة: S15777
الموقع: القاهرة، مصر
الوكالة: الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر (IFRC)
نوع العقد: عقد وطني (National Staff)
مدة العقد: 12 شهرًا
تاريخ النشر: 17 نوفمبر 2025
آخر موعد للتقديم: 2 ديسمبر 2025

عن المنظمة

• IFRC هي أكبر منظمة إنسانية عالمية تضم شبكة من 191 جمعية وطنية.

• تهدف إلى الوقاية من المعاناة الإنسانية وتخفيفها، والحفاظ على الكرامة الإنسانية، وتعزيز السلام.

• تعمل قبل وأثناء وبعد الكوارث والطوارئ الصحية والأزمات الأخرى.

• تتبع مبادئ الحركة الأساسية: الإنسانية، الحياد، الاستقلال، الخدمة التطوعية، الوحدة، الشمولية.

• مقرها الرئيسي: جنيف، سويسرا، مع خمسة مكاتب إقليمية ومنظمات ميدانية.

• تتبع سياسة عدم التسامح مع سوء السلوك، بما في ذلك الاستغلال الجنسي، التحرش، وسوء الإدارة المالية.

الغرض من الوظيفة

تحت إشراف منسق المالية والإدارة، يتولى موظف الإدارة المسؤوليات التالية:

• تقديم الدعم الإداري الشامل لمكتب IFRC في مصر.

• تطبيق وحماية السياسات والإجراءات الإدارية وفقًا لمعايير IFRC.

• التنسيق مع الجمعية الوطنية حول الأمور الإدارية العامة.

• المساعدة في ترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية للوفد.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

الخدمات الإدارية العامة

• إدارة الخدمات العامة لضمان سير العمل اليومي بسلاسة (استقبال، حجز فنادق، سكن، تذاكر سفر، مشتريات، نقل).

• متابعة البريد الصادر والوارد.

• الالتزام بالقوانين المحلية (العمالة، الضرائب، التأمينات الاجتماعية، التقاعد).

• إدارة تأشيرات الزوار وإقامات الموظفين.

• تنظيم السفر والإقامة للوفود والزوار.

• تحديث حزمة الترحيب الإدارية للموظفين والزوار الجدد.

• إدارة نظام الأرشفة والتوثيق.

• إدارة أسطول المركبات، التقارير الشهرية، وصيانة المركبات.

إدارة المرافق والسكن

• التأكد من عمل المرافق المكتبية بشكل جيد، ونظافة المكان، ودفع الفواتير في الوقت المناسب.

• الحفاظ على سجل دقيق لأصول المكتب والمشتريات والتخلص من الأصول عند الحاجة.

• متابعة التأمين على الأصول والمعدات، والتنسيق مع فريق تكنولوجيا المعلومات.

• إدارة عقود الإيجار السكنية للموظفين وفق سياسات IFRC.

تنظيم الفعاليات

• تجهيز الاجتماعات الكبرى من الناحية التقنية والإدارية، بما في ذلك المترجمين، المرافق، الاستقبال، الطعام والمشروبات.

• ترتيب السفر والإقامة واللوجستيات للمشاركين في الاجتماعات.

المشتريات غير التشغيلية

• تنفيذ المشتريات وفق إجراءات IFRC، بما في ذلك المناقصات الكاملة للمواد والخدمات غير التشغيلية.

• متابعة التسليم والتخزين ومعالجة الفواتير.

• إنشاء قائمة بالموردين وخدمات الإمداد والتنسيق مع المكتب الإقليمي.

التواصل مع الجهات الأخرى

• إدارة العلاقات مع مكتب المدير التنفيذي للجمعية الوطنية.

• التنسيق مع الجهات الخارجية مثل وزارة الخارجية، وكالات الأمم المتحدة، والسفارات.

• دعم فرق المشروع والمراجعين بالوثائق والمعلومات المطلوبة.

مهام أخرى

• المشاركة في دورات الدعم الإداري خارج ساعات العمل عند الحاجة.

• تقديم الدعم لزملاء الإدارة كبديل عند الضرورة.

• مراجعة الوثائق وترجمتها بين العربية والإنجليزية عند الحاجة.

• أداء أي مهام إضافية يطلبها رئيس الوفد أو منسق المالية والإدارة.

المؤهلات المطلوبة

التعليم

• الحد الأدنى: درجة جامعية في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

• الأفضلية: درجة الماجستير في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

الخبرة

• خبرة عملية 3-5 سنوات في الإدارة.

• خبرة في تنظيم وإدارة الفعاليات.

• خبرة في عمليات المناقصات والمشتريات.

• خبرة في العمل ضمن بيئة معقدة.

الخبرة المفضلة

• معرفة أساسية بالمسائل المالية.

المهارات واللغات

• إجادة الحاسوب وبرامج Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).

• مهارات تعدد المهام، إدارة الضغط، والعمل الجماعي.

• اللغة: إجادة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثًا.

• ميزة إضافية: معرفة بنظام ERP، معرفة أساسية بالشؤون المالية، لغة إضافية (فرنسية أو إسبانية).

القيم والكفاءات

• القيم: احترام التنوع، النزاهة، الاحترافية، المساءلة.

• الكفاءات الأساسية: التواصل، التعاون والعمل الجماعي، الحكم واتخاذ القرار، العلاقات مع الجمعيات الوطنية والعملاء، الابتكار وبناء الثقة.