Job Description

المساعد التنفيذي- مركز سدرة للطبّ

وصف الوظيفة:  

الملخص الوظيفي:  

يوفر المساعد التنفيذي الدعم الإداري في بيئة إدارة تنفيذية عالية المستوى، ويعمل كمساعد للرئيس التنفيذي. يُعتبر المساعد التنفيذي حلقة وصل رئيسية، حيث يقدم مجموعة من خدمات الاتصال مع الإدارة العليا وأصحاب المصلحة الخارجيين. يتضمن هذا المستوى من الدعم التنظيمي تعزيز علاقات العمل الإيجابية في تقديم هذه المهام والخدمات الإدارية المهمة.

المسؤوليات الرئيسية للوظيفة:

- العمل بشكل مستقل في تنسيق وإدارة وتحديد أولويات الأنشطة الإدارية اليومية.

- كونه نقطة الاتصال الأساسية للمكتب، يقوم بتنسيق وتصنيف الاتصالات الواردة والصادرة، ويتخذ الإجراءات المناسبة، ويعد الوثائق الخلفية والردود عند الحاجة.

- اكتساب معرفة عامة بجميع الأقسام داخل المنظمة للتعامل مع الاستفسارات أو توجيهها إلى القسم المناسب.

- التواصل مع المرضى والزوار والموظفين والأطباء، بالإضافة إلى أقسام ومؤسسات أخرى داخل "سدرة".

- الحفاظ على قاعدة بيانات للاتصالات مع الوكالات المناسبة لتسهيل تبادل المعلومات.

- عرض مستوى عالٍ من الدبلوماسية والسرية، وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات الإدارية.

- إعداد مجموعة كاملة من المواد مثل رسائل البريد الإلكتروني، المذكرات، التقارير، العروض التقديمية، والمراسلات.

- إدارة جداول زمنية مزدحمة ومعقدة، مع توقع الاحتياجات وتحديد المواعيد.

- تقديم الدعم التنفيذي لمجموعة واسعة من الاجتماعات عالية المستوى، بما في ذلك توفير الأوراق والمواد الداعمة الأخرى.

- إنشاء وتوزيع جداول الأعمال، وتسجيل وتدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات.

- المساعدة في البحث والتحليل الخلفي حول قضايا معينة حسب الحاجة، وإنتاج وثائق وأوراق توضيحية وتقارير وعروض تقديمية.

- الحفاظ على السجلات الإلكترونية لجميع المراسلات والتقارير والمواد ذات الصلة.

- تنسيق ترتيبات السفر المعقدة والجداول الزمنية للموظفين والزوار من الشخصيات المهمة والمجموعات.

- استقبال واستضافة الزوار من الشخصيات المهمة والمجموعات.

- تقديم المساعدة في فهم وتفسير سياسات وإجراءات ومعايير "سدرة".

- المساعدة في تنسيق المشاريع الخاصة حسب الاقتضاء.

- الالتزام بمعايير "سدرة" كما تظهر في مدونة السلوك وسياسات تضارب المصالح.

- الالتزام وتعزيز قيم "سدرة".

المؤهلات والخبرة والمهارات:  

- المؤهل العلمي: درجة بكاليوس.

- الجدول الزمني: دوام كامل.

- تاريخ النشر: 12 سبتمبر 2024.

- تاريخ انتهاء التقديم: 19 سبتمبر 2024.

عنّا:  

تُعتبر "سدرة" مركزاً حديثاً يعكس رؤية صاحبة السمو الشيخة موزا بنت ناصر، رئيسة مؤسسة قطر. يضم هذا المرفق عالي التقنية رعاية صحية من الطراز العالمي، وخبرات علمية، وموارد تعليمية.