الوصف

ملخص الوظيفة

يقوم موظف مراقبة الوثائق بإنشاء أنظمة أرشفة رئيسية تتضمن نسخًا من جميع الرسومات الصادرة في مشاريع الإشراف. كما يضمن تطبيق سياسات وإجراءات ومعايير الأرشفة الخاصة بشركة K&A في تسجيل جميع الرسومات الصادرة للمقاول.

المسؤوليات الرئيسية

(من الناحية المالية)

• ضمان تنفيذ المسؤوليات بطريقة فعّالة من حيث التكلفة.

(التركيز على العملاء)

• ضمان رضا فرق الإشراف عن أنشطة مراقبة الوثائق المقدّمة لهم.

(عمليات الأعمال الداخلية)

• تنفيذ مهام مراقبة الوثائق وتنظيم نظام أرشفة شامل لجميع المراسلات الواردة والصادرة في مشاريع الإشراف وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.

• الاحتفاظ بسجلّ لتقديمات المقاول وتواريخ الردود عليها.

• إعداد قائمة بالمراسلات التي لم يتم الرد عليها وتوزيعها بشكل دوري على مديري المشاريع للاطلاع عليها.

• الاحتفاظ بسجلّ لكتيبات التشغيل وكتيبات الموردين ورسومات "كما تم التنفيذ" (As-built Drawings).

• حفظ نسخ من جميع البرامج المقدمة خلال المشروع ونسخ من رسومات المقاول التي تُظهر تقدّم الأعمال في مراحل العقد المختلفة.

• إعداد سجلّ لجميع رسومات "كما تم التنفيذ" المقدّمة من المقاول وتحديث حالة مراجعتها أو اعتمادها.

• تسجيل استلام التعديلات على الرسومات وتوزيعها على الأشخاص المعنيين.

• التأكد من استخدام النسخ الأحدث من مستندات الرسومات.

• مساعدة باقي أعضاء فريق الإشراف في إنشاء أنظمة أرشفة منظمة والحفاظ عليها.

• التأكد من عمل نسخ احتياطية للملفات بشكل منتظم وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.

(التعلّم والنمو)

• حضور الدورات التدريبية الدورية لتطوير المهارات ذات الصلة.

المؤهلات والمهارات التقنية والكفاءات المطلوبة

• شهادة الثانوية العامة كحد أدنى.

• معرفة عملية ببرامج Microsoft Word وPowerPoint وExcel.

• مهارات سكرتارية وتنظيم قوية.

• القدرة على التواصل الفعّال داخليًا وخارجيًا.

• مهارات جيدة في التخطيط والتنظيم والعرض.

• اهتمام كبير بالتفاصيل.

• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابةً (اللغة العربية ميزة إضافية).

الخبرة المطلوبة

• لا يُشترط وجود خبرة سابقة لهذا الدور.