الوصف

-->-->-->

-->

نبذة عن الوظيفة

إدارة تقديم الدعم الإداري عالي الجودة والمستدام لجميع أعمال شركة الفطيم للهندسة والتقنيات. للمساهمة في التشغيل السلس للعمليات التجارية وتحقيق الأهداف الاستراتيجية. دعم العمليات من خلال الإشراف على الموظفين؛ تخطيط وتنظيم وتنفيذ الأنظمة الإدارية.

المسؤوليات

1. مراقبة وضمان صيانة النظافة العامة في المبنى والتحكم في صبية المكتب. رفع تقارير عن الأنشطة إلى مدير الإدارة / المسؤول الأول.
2. مراقبة بطاقات الدوام للموظفين الإداريين / العمال والتأكد من صحة سجلات الحضور. رفع تقارير عن المخالفات إلى المسؤول الأول / مدير الإدارة.
3. التنسيق وتسهيل ترتيبات زيارات الشخصيات المهمة، والطعام لعدد كبير من الأشخاص، والأنشطة الترفيهية نيابة عن الإدارة.
4. المتابعة والتأكد من إجراء مشتريات المؤونة الشهرية في الوقت المحدد وفقًا للاحتياجات في جميع الفروع.
5. التنسيق مع موظف النقل للتأكد من تخصيص سائقين لرحلات المطار، وزيارات المستشفى للموظفين وما إلى ذلك.
6. التنسيق مع جميع الإدارات والمساعدة في متطلبات الإدارات على أي ترتيبات مكتبية حسب الحاجة للتشغيل السلس.
7. التنسيق لضمان إرسال المستندات والرسائل إلى مواقع مختلفة وفقًا لمتطلبات الإدارات المختلفة.
8. مسؤول عن حفظ سجلات الأراضي والإقامة والمبيت ودور الضيافة المستأجرة، ومدفوعات المرافق (الهاتف والكهرباء والمياه وما إلى ذلك).
9. إعداد تقرير شهري عن مصروفات الاتصالات.
10. تقديم تقارير أسبوعية وشهرية وفقًا لورقات المتابعة إلى الموظف التنفيذي بالإدارة والمساعد - الإدارة.
11. صيانة سجلات النقدية المصروفة الصغيرة والتوثيق. التأكد من معالجة الفواتير في الوقت المحدد لإغلاق الرصيد النقدي المصروفة شهريًا قبل تواريخ الصفر.
12. تحضير طلب بطاقة العمل والتنسيق بشأن الطباعة والتسليم والإصدار.
13. المتابعة مع المورد للحصول على كشف حساب حسب طلب قسم المحاسبة.
14. صيانة قائمة الأصول وتحديث السجلات في النظام. تحضير مذكرات النقل، والحصول على الموافقات اللازمة وتصاريح البوابة للمواد المنقولة.
15. استلام الهاتف، وبطاقة SIM، وأصول الشركة الأخرى (الكاميرا) وما إلى ذلك أثناء خروج الموظف في إجازة / إلغاء.
16. المتابعة وضمان صيانة معدات المكتب (آلات النسخ / آلات الحضور / معدات مكافحة الحرائق وما إلى ذلك) بالتنسيق مع الإدارة المعنية.
17. المتابعة مع المورد للحصول على كشف حساب حسب طلب قسم المحاسبة.

المؤهلات والخبرات التي تؤهلك للدور:

المؤهلات الدنيا والشهادات والمعرفة:

• شهادة البكالوريوس
• خبرة لا تقل عن 5-7 سنوات في المجال الإداري، ويفضل أن تكون في مجال الهندسة والبناء.
• معرفة جيدة بالحاسب الآلي في MS Office وجداول بيانات Excel و Visio
• مهارات عرض ممتازة
• فطنة مالية.
• حلول موجهة وتركيز على الخدمة.
• لاعب فريق يتمتع بمهارات تحليلية قوية، قادر على المساهمة بنشاط.