الوصف

ملخص الوظيفة

يقوم موظف تحكم الوثائق بإنشاء أنظمة أرشفة رئيسية، بما في ذلك نسخ جميع إصدارات الرسومات في مشاريع الإشراف. كما يضمن تطبيق سياسات وإجراءات ومعايير أرشفة شركة K&A عند تسجيل جميع الرسومات الصادرة للمقاول.

المسؤوليات الرئيسية

(الجانب المالي)

• التأكد من تنفيذ المهام بكفاءة من حيث التكلفة.

(التركيز على العملاء)

• ضمان رضا فرق الإشراف عن أنشطة التحكم بالوثائق المقدمة.

(العمليات الداخلية)

• توفير التحكم بالوثائق وتنظيم نظام أرشفة شامل لجميع المراسلات الواردة والصادرة في مشاريع الإشراف وفق سياسات وإجراءات الشركة.

• الاحتفاظ بسجلات الملفات المقدمة من المقاول وتسجيل تاريخ الردود عليه.

• إعداد قائمة بالعناصر غير المجيوبة وتوزيعها بانتظام على مديري المشاريع للرجوع إليها.

• الاحتفاظ بسجل للأدلة التشغيلية، وأدلة الموردين، والرسومات النهائية (As Built Drawings).

• الاحتفاظ بنسخ جميع البرامج المقدمة خلال المشروع وأرشفة نسخ من رسومات المقاول التي تظهر تقدم الأعمال خلال مراحل العقد المختلفة.

• متابعة سجل جميع الرسومات النهائية المقدمة من المقاول وتحديث حالة مراجعة/اعتماد الرسومات النهائية.

• تسجيل استلام تعديلات الرسومات وتوزيعها على الأشخاص المعنيين.

• التأكد من استخدام النسخة الأحدث من الوثائق والرسومات.

• مساعدة أعضاء فريق الإشراف الآخرين في إعداد وصيانة أنظمة الأرشفة بطريقة منظمة.

• التأكد من عمل نسخ احتياطية للملفات بانتظام وفق سياسات وإجراءات الشركة.

(التعلم والنمو)

• حضور الدورات التدريبية الدورية لتطوير المهارات ذات الصلة.

المؤهلات والكفاءات

• شهادة الثانوية العامة.

• معرفة عملية ببرامج Microsoft Word وPowerPoint وExcel.

• مهارات سكرتارية جيدة وقدرات تنظيمية.

• القدرة على التواصل بفعالية داخليًا وخارجيًا.

• مهارات جيدة في التخطيط والتنظيم والعرض.

• اهتمام قوي بالتفاصيل.

• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة؛ العربية ميزة إضافية.

الخبرة المطلوبة

• لا يُشترط خبرة سابقة لأداء هذه الوظيفة.