الوصف

مسمى الوظيفة:
منسق اكتساب المواهب
رقم طلب الوظيفة: 21827
الفئة: على الشاطئ
التقارير إلى: رئيس قسم اكتساب المواهب
التقارير المباشرة: لا يوجد

ملخص الوظيفة والغرض منها

دعم عملية التوظيف والتأهيل مع التركيز على التوثيق، التقارير، اتفاقيات الوكالات، والفوترة. إدارة وتبسيط الجوانب الإدارية لضمان سير العمليات بسلاسة، وتنسيق أنشطة التوظيف نيابة عن فريق التوظيف، وكالات التوظيف، والموظفين الجدد، لتوفير دعم مستمر طوال دورة التوظيف.

المسؤوليات الرئيسية

دعم التوجيه:

• تسهيل عملية دمج الموظفين الجدد والتأكد من استكمال كافة الوثائق مثل خطابات العرض والعقود ونماذج الامتثال.

• التنسيق مع الإدارات المختلفة (تكنولوجيا المعلومات، الموارد البشرية، الخدمات العامة) لضمان تجربة إعداد سلسة تشمل محطات العمل، الحسابات، وجداول التدريب.

• تزويد الموظفين الجدد بسياسات الشركة وإجراءاتها ومعلومات عن الثقافة لضمان تجربة إيجابية.

• العمل كنقطة اتصال للموظفين الجدد لمعالجة استفساراتهم ومخاوفهم.

إدارة توثيق التوظيف:

• ضمان تحديث ودقة جميع مستندات التوظيف والتوافق مع سياسات الشركة والمتطلبات القانونية.

• تنظيم سجلات طلبات المرشحين، ملاحظات المقابلات، خطابات العرض، والعقود بشكل مادي ورقمي.

اتفاقيات الوكالات وإدارة البائعين:

• التنسيق مع وكالات التوظيف لضمان تحديث الاتفاقيات.

• متابعة شروط الاتفاقيات والتأكد من الامتثال للسياسات والمعايير القانونية.

• التعاون مع الوكالات لضمان تسليم طلبات المرشحين في الوقت المناسب وتسهيل التواصل.

الفواتير وتتبع الميزانية:

• المساعدة في معالجة الفواتير المتعلقة بوكالات التوظيف والتحقق من دقتها ومطابقتها للعقود.

• تتبع نفقات التوظيف وإعداد تقارير للمساعدة في إدارة الميزانية.

• التعاون مع الفريق المالي لضمان سداد الفواتير في الوقت المناسب.

التقارير والتحليلات:

• إنشاء وصيانة تقارير التوظيف، ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

• متابعة تقدم حملات التوظيف وتقديم تحديثات منتظمة.

• تحليل البيانات لتحديد الاتجاهات والمجالات التي تحتاج لتحسين.

• إعداد تقارير أداء الوكالات ونفقات التوظيف للقيادة العليا.

التدقيق على الامتثال والتوثيق:

• ضمان الامتثال لسياسات الشركة وقوانين العمل وأنظمة حماية البيانات.

• إجراء تدقيق دوري لملفات التوظيف للتحقق من الدقة.

• الحفاظ على سجلات الفحص والتحقق من الخلفية والمراجع.

مشاركة المرشحين والتواصل:

• توفير دعم اتصال عالي المستوى للمرشحين أثناء الإدماج لضمان انتقال سلس.

• الرد على استفسارات المرشحين وتقديم المعلومات المطلوبة.

إدارة المقاولين من الباطن:

• الإشراف على اتفاقيات المقاولين الخاصة بخدمات التوظيف والتوجيه.

• متابعة وكالات التوظيف لضمان توافر الموارد وتلبية المواعيد النهائية.

• ترتيب وتنسيق الاختبارات والتقييمات حسب الحاجة.

• ضمان معالجة كافة طلبات التوظيف مثل التأشيرات وتصاريح البوابة.

الدعم الإداري الإضافي:

• تقديم الدعم الإداري العام لفريق التوظيف، مثل إدارة التقويمات وترتيب الاجتماعات.

• المساعدة في تنظيم فعاليات التوظيف مثل معارض العمل والندوات.

• المساهمة في المشاريع الخاصة حسب طلب الفريق.

المسؤوليات العامة

• الالتزام بسياسات وتعليمات الصحة والسلامة والبيئة وجودة الخدمة (SHEQ).

• اتباع جميع السياسات والإجراءات الإدارية ذات الصلة.

• تنفيذ أي مهام أخرى توكل من رئيس قسم اكتساب المواهب.

المؤهلات والخبرة والمهارات

• المؤهلات:

  • درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

• الخبرة:

  • خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الموارد البشرية أو تنسيق التوظيف أو الدعم الإداري، مع تركيز على التوجيه والتوثيق.

• المهارات:

  • معرفة جيدة بعمليات التوظيف وإدارة الوكالات والفوترة.

  • اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات تنظيمية ممتازة مع القدرة على إدارة مهام متعددة.

  • مهارات تواصل كتابية وشفوية استثنائية، مع مراسلات مهنية واضحة وموجزة.

  • إجادة استخدام Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) وخبرة في أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) وأدوات إدارة المستندات.

  • القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل بحذر مع المعلومات الحساسة.

  • القدرة على العمل بشكل مستقل، تحديد الأولويات، والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة.

  • نهج استباقي وتعاوني في العمل مع الفرق الداخلية والبائعين الخارجيين والمرشحين.

ملاحظة: الأفضلية للمرشحين القطريين.