الوصف

مساعد لفريق - (2408984)

الدرجة: G3
نوع التعاقد: تعيين لمدة محددة
مدة العقد: سنتان (رهن بتوافر التمويل والأداء المرضي)
تاريخ نشر الإعلان: 20 نوفمبر 2024، الساعة 11:53 صباحًا
تاريخ الإغلاق: 5 ديسمبر 2024، الساعة 12:59 صباحًا
الموقع الأساسي: مصر - القاهرة
المنظمة: EM/BOS العمليات التجارية
جدول العمل: دوام كامل

الهدف من البرنامج

يتولى قسم السجلات والبريد والشحن (RMS) تقديم مجموعة من خدمات الدعم اللوجستي التي تشمل خدمات الاتصالات والبريد. ومن خلال التقييم المستمر لهذه الخدمات، يضمن القسم تقديم دعم كافٍ للمكاتب الإقليمية والمحلية لضمان تنفيذ البرامج التقنية بفعالية وأمان.

الوصف الوظيفي

تحت الإشراف المباشر لرئيس خدمات الحقيبة والبريد السريع، وتوجيه OSS، سيقوم الموظف بالمهام التالية:

1. إعداد وإرسال الحقائب والبريد الرسمي وضمان تسليمها في الوقت المناسب.
2. ضمان تعبئة الحقائب والطرود بشكل مناسب، خاصةً العناصر الهشة والمجمدة التي تتطلب معالجة خاصة.
3. ترتيب الإجراءات اللازمة لتخليص الحقائب الواردة والطرود أو المواد وتأكيد الاستلام، ومتابعة شركات الطيران ووكلاء الشحن وسلطات المطار وشركات البريد السريع لضمان المعالجة الصحيحة وفي الوقت المناسب.
4. إعداد المراسلات ذات الصلة والحفاظ على الملفات محدثة.
5. تسجيل جميع المعاملات في نظام قاعدة بيانات البريد وإنشاء التقارير ذات الصلة حسب الحاجة.
6. مساعدة واستبدال موظفي REG الآخرين عند الحاجة.

أنشطة الإنجاز تشمل:

• الإرسال الفوري للحقيبة والبريد والبريد السريع.
• تنظيم أنظمة الملفات وحفظ السجلات.

7. التحقق من ملفات الأرشفة في قسم السجلات بـ EMRO وتنقيتها من المراسلات غير الضرورية وإعداد المراسلات للخطوة التالية من الأرشفة (الأرشفة الإلكترونية).
8. مسح ملفات الأرشفة المعدة جيدًا، والاحتفاظ بنسخة ممسوحة ضوئيًا من محتويات الملفات، وتحميلها على المنصة الإلكترونية لتكون متاحة لأعضاء الفريق.

المؤهلات المطلوبة

التعليم

• أساسي: استكمال التعليم الثانوي أو ما يعادله.

الخبرة

• أساسي: سنتان من الخبرة العملية ذات الصلة في العمل الإداري.
• مفضل: بعض الخبرة مع منظمة الصحة العالمية أو معرفة جيدة بالقواعد واللوائح الإدارية والإجراءات والممارسات الخاصة بمنظمة داخل نظام الأمم المتحدة.

المهارات

• الحفاظ على المعرفة باستخدام تقنيات المكاتب من خلال دورات داخلية أو تدريب أثناء العمل أو تدريب ذاتي.
• الإلمام بالتغيرات في الإجراءات والممارسات والقواعد واللوائح والهيكل التنظيمي داخل القسم ومنظمة الصحة العالمية.

كفاءات منظمة الصحة العالمية

• العمل الجماعي.
• احترام وتعزيز الاختلافات الفردية والثقافية.
• التواصل.
• التكيف مع التغيير.

إجادة اللغات

• أساسي: معرفة متوسطة باللغة الإنجليزية وإجادة تامة للغة العربية.
• مفضل: معرفة متوسطة باللغة الفرنسية.

الاعتبارات الأخرى

• معرفة جيدة ببرامج المكاتب القياسية.
• الخبرة مع أنظمة التشغيل الخاصة بمنظمة الصحة العالمية تُعد ميزة إضافية.

الراتب والمزايا

• تقدم منظمة الصحة العالمية لموظفي الفئة العامة حزمة تعويضات جذابة، تشمل راتبًا سنويًا صافٍ يبدأ من 10,133 دولار أمريكي (خاضع لخصومات إلزامية مثل المساهمات التقاعدية وتأمين الصحة).
• إجازة سنوية: 30 يومًا.

معلومات إضافية

• قد يُستخدم هذا الإعلان لتعبئة وظائف مماثلة على نفس المستوى.
• سيتم التواصل فقط مع المرشحين قيد الاعتبار الجاد.
• قد يُطلب اختبار كتابي أو تقييم بالفيديو.
• يتعين تقديم نسخ من الشهادات المطلوبة قبل المقابلة.

لمزيد من التفاصيل حول الوظيفة وإجراءات التقديم، يمكنك زيارة موقع منظمة الصحة العالمية.