الوصف

المسمى الوظيفي: مساعد عميد الدراسات العليا

الفئة: وظائف الموظفين
نوع الوظيفة: دوام كامل
جهة العمل: جامعة نورث ويست
البريد الإلكتروني للتقديم:  (يرجى ذكر المسمى الوظيفي في عنوان الرسالة)

ملخص الوظيفة:

يُسند إلى مساعد عميد الدراسات العليا دورًا محوريًا في دعم العميد بالإشراف على شؤون الموظفين، وإنجاز المهام الإدارية والمكتبية اليومية، إلى جانب تنسيق مختلف الأنشطة المرتبطة ببرامج الدراسات العليا. يُعد هذا المنصب عنصرًا أساسيًا ضمن فريق عمل متكامل يضم طلابًا وأعضاء هيئة تدريس وإداريين يعملون معًا لتحقيق رسالة المدرسة التعليمية والبحثية.

المسؤوليات الرئيسية:

• العمل كحلقة وصل بين كليات الدراسات العليا والعميد، وأعضاء هيئة التدريس، ومنسقي البرامج، والأقسام الإدارية المختلفة مثل الموارد البشرية، التسجيل، القبول، المالية، المكتبة، ومكتب العميد.

• ضمان سير عمليات جمع البيانات والتقارير بسلاسة، والتدخل لحل المشكلات عند الحاجة.

• تجميع وتحليل ونشر المعلومات لصالح أصحاب العلاقة الداخليين ومجالس الجامعات الوطنية (CPNU).

• التأكد من توافق برامج الدراسات العليا مع السياسات واللوائح المعتمدة، وتحديث دليل الإرشادات عند الحاجة.

• إدارة نظام ملفات إداري شامل لمكتب العميد، مع مراعاة السرية والاحترافية.

• تنفيذ مهام إدارية عامة كمعالجة النصوص، حفظ الملفات، استقبال المكالمات، الطباعة، الفاكس، وتوثيق المراسلات.

• تنظيم بيانات أعضاء هيئة التدريس والموظفين، وأعباء العمل، والتعويضات، وإعداد التقارير ذات الصلة.

• التنسيق مع مديري ومنسقي البرامج لضمان انسجام وتنظيم الأنشطة المدرسية.

• تقديم الدعم الفني واللوجستي للجان من خلال تنظيم الاجتماعات، تسجيل محاضرها، ومتابعة تنفيذ التوصيات والمواعيد النهائية.

• الإشراف على إجراءات القبول والتشغيل وأتمتة البرامج.

• مراجعة إعلانات البرامج وتحديثها حسب الحاجة.

• تنفيذ المهام الأخرى التي يكلّف بها من قبل العميد.

المؤهلات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الهندسة، أو أي تخصص ذي صلة.

• شخصية نشطة ومرنة ذات مهارات إدارية عالية.

• مهارات تنظيمية وتواصل ممتازة، إلى جانب قدرة على حل المشكلات بكفاءة.

• قدرة عالية على إدارة الوقت والعمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية.

• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية (تحدثًا وكتابة)، مع مهارة خاصة في تحرير المراسلات الرسمية باللغة العربية.

• إجادة تامة لحزمة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

• مهارات بحث ومسح معلومات متقدمة.

• تُعد الخبرة السابقة في وظائف إدارية مشابهة ميزة إضافية.

للمهتمين بالتقديم، يرجى إرسال السيرة الذاتية إلى البريد الإلكتروني الموضح أعلاه مع ذكر عنوان الوظيفة (مساعد عميد الدراسات العليا) في خانة الموضوع.