الوصف

يوفر المساعد الإداري الدعم الإداري عالي المستوى من خلال إجراء الأبحاث، وإعداد التقارير الإحصائية والعروض التقديمية، ومعالجة طلبات المعلومات، وأداء وظائف كتابية مثل إعداد المراسلات، واستقبال الزوار، وترتيب المكالمات الجماعية، وتحديد مواعيد الاجتماعات.

مسؤوليات الوظيفة

• إدارة جدول أعمال المدير وتحديد مواعيده.
• فحص المكالمات الواردة والمراسلات والرد عليها بشكل مستقل عند الحاجة.
• مراجعة المستندات المختارة التي تصل إلى مكتب المدير وتقديم توصيات بشأن الإجراءات.
• التواصل مع الأفراد وال departments ذات الصلة والعملاء والموردين الخارجيين نيابة عن المدير وضمان سير عملية الاتصال بسلاسة وكفاءة.
• المساعدة في العروض التقديمية والتقارير والوثائق الأخرى حسب الحاجة.
• إدارة خطط السفر والمواعيد ونفقات السفر والوثائق ذات الصلة بالسفر بالتنسيق مع قسم السفر.
• المساعدة في التخطيط وتنظيم زيارات الزوار المختارين.
• إنشاء وصيانة ملفات قاعدة البيانات والجداول الإلكترونية.
• متابعة تقدم التعليمات والمشاريع التي يديرها المدير.
• إجراء الأبحاث وإعداد التقارير الإحصائية.
• ترتيب وتنسيق الأحداث عند الحاجة.
• التعامل مع جميع الأرشفة الرقمية للمستندات والسجلات والتقارير.
• أداء المهام المكتبية العامة مثل طلب الإمدادات وصيانة أنظمة إدارة السجلات وأداء الأعمال المحاسبية الأساسية.

المؤهلات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
• خبرة لا تقل عن 4 سنوات في مجال ذي صلة، مع خبرة لا تقل عن عامين في دور مماثل.
• خلفية في العمليات، مثل سلسلة التوريد أو الخبرة على أرض الواقع.

المهارات والقدرات المطلوبة

• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• الانتباه إلى التفاصيل والدقة.
• الكفاءة في مجموعة Microsoft Office.

إذا كنت تمتلك المؤهلات والمهارات المذكورة أعلاه، فإنني أشجعك على التقدم لوظيفة المساعد الإداري في مجموعة Chalhoub. هذه فرصة رائعة للعمل لدى أحد كبار تجار التجزئة الفاخرين في الشرق الأوسط وتطوير حياتك المهنية في مجال الدعم الإداري.