معلومات الوظيفة
الوصف
**نظرة عامة عن الوظيفة:**
الغرض من الوظيفة هو تقديم الدعم التنفيذي للمدير وتقديم الدعم اليومي لفريق القيادة في المدرسة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على تنفيذ المهام المتعددة وتحديد الأولويات بكفاءة.
**المهام الرئيسية:**
- توفير دعم تنفيذي من الدرجة الأولى للمدير من خلال تنفيذ جميع المهام والأنشطة المتعلقة بالتشغيل الفعال لمكتب المدير مع ممارسة السرية واللباقة والدبلوماسية.
- إدارة جدول المدير، بما في ذلك جدولة وتنسيق الاجتماعات وزيارات المدرسة مع فريق القيادة في المدرسة وأولياء الأمور.
- العمل كحلقة وصل بين المدير وباقي الموظفين داخل المنظمة، بما في ذلك فريق القيادة العليا في المدرسة والمكتب الرئيسي.
- تحديد وتجهيز وتجميع المواد اللازمة لضمان حصول المدير على المعلومات المناسبة للاجتماعات والتقارير والعروض التقديمية والمشاريع الخاصة.
- تنظيم وإدارة مذكرات المدير، وإدارة البريد الإلكتروني، والاتصالات المدرسية، وتوزيع المحاضر، وتنظيم فعاليات المدرسة، والقيام بمسؤوليات إدارية أخرى حسب الحاجة.
- التخطيط والتنسيق للاجتماعات، الاستقبالات، الوجبات، وورش العمل، والسفر والإقامة، وما إلى ذلك، لإتمام الأنشطة أو تقديم الخدمات وفقًا للوصف الوظيفي للمدير.
- العمل كحلقة وصل إدارية مع اللجان المختلفة داخل المدرسة.
- تصميم وصيانة نظم المكتب، بما في ذلك إدارة البيانات والملفات.
- أخذ الملاحظات في الاجتماعات أو تقديم المساعدة العامة أثناء العروض التقديمية.
- فحص المكالمات الهاتفية، الاستفسارات والطلبات، والتعامل معها عند الضرورة.
- التعامل مع البريد الإلكتروني الوارد، الفاكسات والبريد، وغالبًا ما يتولى المراسلة نيابة عن المدير.
- استقبال الزوار على جميع المستويات من كبار المسؤولين.
- تنظيم وحضور الاجتماعات وتدوين المحاضر.
- التنسيق مع الأقسام الداخلية والتسويق لإنشاء وتنفيذ المشاريع.
- التأكد من الحفاظ على السجلات والمراقبين الضروريين وتوفير معلومات دقيقة ومتاحة بسهولة.
- تقديم دعم إداري على مستوى عالٍ للمدير من خلال تسهيل التواصل نيابة عنه (متابعة الخطابات، والمذكرات، والتقارير، والمكالمات الهاتفية).
- العمل كحلقة وصل بين المدير والموظفين لضمان التنسيق والمتابعة المناسبة على القضايا اليومية.
- تحسين العمليات الحالية التي تدعم فريق القيادة المدرسية.
- دعم المدير في المشاريع العارضة وغيرها من المهام الإدارية حسب الحاجة.
**المواصفات الوظيفية:**
سيكون لدينا اهتمام بالتواصل معك إذا كنت:
- حاصلاً على درجة جامعية في أي تخصص، ويفضل في إدارة الأعمال، مع خبرة مهنية لا تقل عن 6 سنوات في الإدارة والعمل بفعالية في بيئة ديناميكية ومتعددة الوظائف.
- لديك خبرة في العمل في مدرسة أو في قطاع التعليم في الإمارات العربية المتحدة (يفضل ولكن ليس ضروريًا).
- تجيد التواصل الشفوي والكتابي، ولديك خبرة في بناء العلاقات الشخصية مع جمهور متنوع.
- تتحلى بمستوى عالٍ من الاحتراف، واللباقة، والنزاهة، وتحترم سرية الوثائق والاتصالات التي تخص المنظمة.
- تمتلك مهارات تنظيمية قوية، وحل المشكلات، وجمع البيانات، وقادر على التعامل مع أولويات متعددة متغيرة.
- تهتم بالتفاصيل والدقة في مراجعة النصوص، ومعالجة الوثائق، وإيصال الرسائل.
- تستطيع العمل بشكل مستقل وضمن فريق، ولديك أخلاقيات عمل قوية والتزام بإكمال العمل في الوقت المناسب.
- لديك مرونة وموارد وقدرة على التكيف مع الاحتياجات والمتطلبات المتغيرة، ومستعد للعمل لساعات أطول إذا لزم الأمر.
- تتمتع بمهارات تكنولوجيا المعلومات والتنظيمية الممتازة، وتستطيع العمل بمبادرة شخصية.
- تستطيع العمل بفعالية وإدارة وتحديد أولويات مشاريع ومهام متعددة في نفس الوقت.
- تتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على تنفيذ مهام متعددة.
- لديك فهم تقني جيد وقادر على استيعاب وفهم واستخدام برامج وأدوات مختلفة.
- لديك مهارات كمبيوتر قوية وإجادة استخدام Word وExcel وPowerPoint وغيرها.
- تتمتع بالحكمة والقدرة على الحفاظ على السرية.
- لديك مهارات إدارة المشاريع القوية.
تتبع ما هو جديد من وظائف عبر بريدك الإلكتروني