مساعد تنفيذي للفريق الإماراتي- RecruitMe FZE

الوصف

وصف الوظيفة:

إدارة وصيانة تقويمات Outlook المزدحمة لأكثر من 3 أعضاء من كبار المديرين التنفيذيين مع تسليط الضوء على الصراعات المحتملة، وإدخال بيانات السفر، والمؤتمرات الهاتفية، والاجتماعات، إلخ.بناء علاقات عمل مع العملاء الخارجيين ومساعديهم لتسهيل تدفق المعلومات وعملية الجدولة.صيانة وتطوير علاقات العمل مع مختلف أعضاء فريق الدعم للحفاظ على تدفق المعلومات وعملية الجدولة.تنظيم وتحديد موعد الاجتماعات والمناسبات الداخلية والخارجية؛ إعداد الترتيبات اللوجستية / المعدات.توفير تغطية الإجازات للمساعدين التنفيذيين الآخرين.تنسيق الاجتماعات، وترتيب المكالمات الجماعية، وحجز قاعات الاجتماعات، وتنظيم تقديم الطعام.إعداد وتوزيع أجندات الاجتماعات والمواد عند الاقتضاء، وحضور الاجتماعات، وتدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات، ومتابعة عناصر العمل.تقديم الدعم الإداري لفعاليات مساعد المدير التنفيذي: إعداد رسائل الدعوة، وإدارة الردود، وترتيب تقديم الطعام، والأماكن، والدعم الميداني.تنظيم وصيانة الأنظمة الإلكترونية.إدارة جهات اتصال العملاء.تنظيم وصيانة نظام الأرشفة الإلكتروني.إعداد كشوف الحضور الأسبوعية وتقارير المصروفات.الحفاظ على أعلى مستوى من السرية الداخلية والخارجية.

المتطلبات:

المؤهلات:

إماراتي مع كفالة عائلية.يجب أن يكون قد دعم اثنين أو أكثر من المديرين التنفيذيين من المستوى C مع إدارة جدول أعمال معقد، وترتيبات الاجتماعات.ترتيبات سفر معقدة، رحلات متعددة المدن مع تغييرات.طلبات التأشيرات والمصروفات.التوجه القوي للخدمة.النجاح والمرونة للعمل بشكل مستقل وبالتعاون مع الآخرين.مستوى عالٍ من التحفيز الذاتي والمبادرة.الاستعداد لممارسة الحكم السليم واتخاذ القرارات بناءً على المنطق والعقل السليم.مهارات تنظيمية ممتازة: القدرة على توقع الحلول البديلة والتجهيز بخطط الطوارئ عند الحاجة بطريقة هادئة وفعالة.انتباه فائق للتفاصيل والدقة.متابعة / ملكية المهام حتى اكتمالها.الاستعداد للتحقق والمراجعة المستمرة لجميع جوانب جدول المدير التنفيذي / الرئيس (بما في ذلك السفر وإعدادات اجتماعات العملاء والمواد).القدرة على تعدد المهام وإكمال مجموعة متنوعة من المشاريع في بيئة سريعة الخطى.القدرة والاستعداد للعمل الإضافي على المشاريع والمهام عند الضرورة.معرفة وخبرة في الشرق الأوسط والممارسات المحلية.مهارات الكمبيوتر: ويندوز، وورد، إكسيل، باوربوينت، أوتلوك.مهارات تنظيمية: القدرة على التعامل مع الأولويات المتنافسة والعمل بفعالية في بيئة مليئة بالتحديات وسريعة الخطى.موظف موجه نحو الخدمة، مرن، منتبه للتفاصيل، يعمل كفريق واحد.مهارات اتصال ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.