الوصف

مساعد/ة الشؤون المالية والإدارية (الأرشفة والتوثيق)

المشرف المباشر: مدير الشؤون المالية والإدارية
مدة العقد: 6 أشهر
مكان العمل: بيت جالا

الهدف من الوظيفة:

دعم وحدة الشؤون المالية والإدارية من خلال تنظيم وأرشفة وإدارة الوثائق المالية والإدارية، وضمان اكتمالها والتزامها بسياسات مؤسسة QADER ومتطلبات الجهات المانحة، بالإضافة إلى دعم إعداد الوثائق المالية وعمليات التدقيق.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على نظام أرشفة منظم ومنهجي لوثائق الشؤون المالية والإدارية والموارد البشرية، سواء الورقية أو الإلكترونية، بما يتماشى مع سياسات وإجراءات QADER.

• التأكد من أن جميع المستندات الداعمة مكتملة ومعتمدة وموقعة ومختومة بشكل صحيح قبل أرشفتها.

• مسح الوثائق المالية ضوئيًا، وتسميتها، ورفعها إلى نظام الأرشفة الإلكتروني باستخدام آلية التسمية المعتمدة.

• التحقق من وضوح جميع المعلومات المطلوبة على المستندات والأختام، بما في ذلك اسم المشروع، والتاريخ، ونسبة التوزيع، وأي تفاصيل أخرى مطلوبة.

• إعداد وتجميع الوثائق الداعمة للتقارير المالية، ومراجعات الجهات المانحة، وعمليات التدقيق الداخلية والخارجية.

• ترجمة أو تلخيص المعلومات المالية والإدارية الأساسية إلى اللغة الإنجليزية عند الحاجة (مثل: وصف الفواتير، أسماء الموردين، غرض المصروفات).

• المساعدة في التحضير لعمليات التدقيق المؤسسية وتدقيق المشاريع، بما في ذلك تجميع الملفات المطلوبة وتنظيمها واسترجاعها.

• دعم موظفي وحدة الشؤون المالية والإدارية من خلال تقديم المساندة الإدارية والمالية العامة عند الحاجة.

• ضمان السرية، والتخزين السليم، والتعامل الآمن مع جميع السجلات المالية والإدارية، وفقًا لسياسات وإجراءات QADER.

• المساعدة في الإتلاف الآمن للوثائق المالية والإدارية وفقًا لسياسات وإجراءات QADER.

• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يكلف بها المشرف المباشر ضمن نطاق الوظيفة.

المؤهلات والمتطلبات:

• درجة البكالوريوس في المحاسبة أو إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.

• معرفة جيدة باستخدام نظام Windows وبرنامج Microsoft Excel.

• خبرة لا تقل عن سنة واحدة في مجال المالية أو الإدارة أو دعم التوثيق/الأرشفة.

• إجادة جيدة جدًا للغة الإنجليزية (قراءة وكتابة)، خاصة في المصطلحات المالية والإدارية الأساسية.

• دقة عالية في العمل والقدرة على إدارة كميات كبيرة من الوثائق بدقة.

• مهارات تنظيم وأرشفة قوية للسجلات الورقية والإلكترونية.

على المهتمين التقدم وإرسال السيرة الذاتية بالإضافة إلى رسالة تغطية (لا تقل عن 200 كلمة، توضح كيف تتوافق مؤهلاتك ومواصفاتك الشخصية مع متطلبات الوظيفة) بصيغة PDF.

آخر موعد للتقديم هو يوم الجمعة 06.03.2026.

“QADER جهة توظيف تكافؤ فرص. يُشجع الأشخاص ذوو الإعاقة، والنساء، والفئات الأخرى غير الممثلة بشكل كافٍ على التقدم، ويمكنهم طلب دعم QADER في عملية التقديم عند الحاجة إلى ترتيبات تيسيرية إضافية.”