الوصف

🏢 المسمى الوظيفي:

مساعد إداري (Administrative Assistant)

الموقع: مستشفى الملك خالد التخصصي للعيون – الرياض، المملكة العربية السعودية
نظام العمل: دوام كامل
تاريخ النشر: قبل 8 ساعات
آخر موعد للتقديم: خلال 13 يومًا
الرقم المرجعي: JB1100074342

📋 وصف الوظيفة:

يتولى المساعد الإداري تقديم الدعم الإداري والتنظيمي لكبار المسؤولين والإدارة العليا أو لأقسام كاملة في المستشفى.
ويشمل ذلك أداء العديد من المهام مثل:
تنظيم الجداول، إعداد المراسلات، إرسال واستقبال البريد الإلكتروني، استقبال الزوار، تحويل المكالمات، والإجابة على الاستفسارات والطلبات المختلفة.

🎯 المسؤوليات والمهام:

• أداء جميع المهام الكتابية والإدارية بما في ذلك الطباعة وتوزيع المراسلات والتقارير والسجلات الخاصة بالقسم، مع الحفاظ على أعلى مستوى من السرية المهنية.

• الرد على المكالمات الهاتفية، فرزها، وتحويلها حسب الحاجة، والتعامل مع الاستفسارات الروتينية.

• إنشاء وتنفيذ نظام حفظ منظم لجميع الوثائق والسجلات والمراسلات الخاصة بالقسم.

• إدارة التقويم الإلكتروني لتنسيق المواعيد والاجتماعات وحجز قاعات المؤتمرات أو أماكن الاجتماعات لرئيس القسم والمشرفين.

• استقبال جميع الزوار والموظفين وفرزهم حسب طبيعة الزيارة.

• التأكد من أن معدات المكتب تعمل بكفاءة ويتم صيانتها بشكل منتظم.

• الحفاظ على المخزون المكتبي وطلب المستلزمات عند الحاجة.

• الإشراف على المظهر العام للقسم والعمل كـ مدير للمكتب لضمان بيئة عمل منظمة واحترافية.

• جمع الإحصائيات الشهرية الدقيقة من جميع الإدارات وإعداد تقرير موحد لرفعه إلى رئيس القسم.

• تسجيل محاضر الاجتماعات، حفظها، وتوزيعها حسب الإجراءات المعتمدة.

• المساعدة في مجموعة متنوعة من المهام الإدارية اليومية الأخرى.

• إعداد مراسلات واضحة ومهنية باسم القسم.

• أداء جميع المهام بشكل مهني وفعّال وسري.

• تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يتم تكليفه بها من قبل الإدارة.

🎓 المتطلبات والمؤهلات:

المؤهل الأكاديمي:

• دبلوم في السكرتارية أو أي تخصص ذي صلة من معهد معتمد، مع خبرة لا تقل عن 4 سنوات في العمل كسكرتير في مكتب تنفيذي. (شرط أساسي)
  أو

• درجة البكالوريوس في إدارة المكاتب، أو الدراسات الإدارية، أو أي تخصص ذي صلة من جامعة معترف بها، مع خبرة لا تقل عن سنتين كسكرتير في مكتب تنفيذي، ويُفضل في منشأة صحية أو مستشفى. (شرط مفضل)

💼 الصفات المطلوبة:

• مهارات عالية في التنظيم وإدارة الوقت.

• القدرة على التعامل باحتراف مع الموظفين والزوار.

• الالتزام التام بالسرية والدقة في العمل.

• إجادة استخدام الحاسوب والبرامج المكتبية (مثل Microsoft Office).

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين الإنجليزية والعربية.