الوصف

المسمى الوظيفي:

مساعد إداري مبتدئ – دوام كامل

مكان العمل:

إكسبو – دبي، الإمارات العربية المتحدة

الخط المباشر للإبلاغ:

مدير المكتب الإقليمي

سياق الدور:

• تقديم الدعم الإداري واللوجستي لمكتب ISP الإقليمي في الشرق الأوسط.

• ضمان التنسيق السلس بين الإدارات والتسليم الفعال للعمليات اليومية.

• العمل مع فريق ISP الإقليمي، فرق المدارس، الموردين الخارجيين وأصحاب المصلحة لضمان فعالية العمليات.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم اليومي للمدير وفريق المكتب الإقليمي.

• إدارة التقويم وتنظيم الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال والمحاضر عند الحاجة.

• المساعدة في ترتيبات السفر: حجز رحلات الطيران والفنادق والنقل وترتيبات المؤتمرات.

• صياغة المراسلات المهنية، بما في ذلك الرسائل الداخلية والخارجية والمذكرات.

• دعم المهام الإدارية للموارد البشرية: صيانة متتبعات الموظفين، تحديث الملفات، وتنسيق إرسال المستندات.

• المساعدة في تنظيم الأحداث الإقليمية وورش العمل واجتماعات القيادة.

• الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية والمادية، وضمان سهولة الوصول وسرية المستندات.

• إدارة اللوازم المكتبية والتنسيق مع البائعين واحتياجات صيانة المكتب.

• العمل كنقطة اتصال ودية ومهنية للاستفسارات الداخلية والخارجية.

مسؤوليات إضافية:

• أداء أي مهام إضافية يتم تكليفها من قبل المدير الإقليمي أو مدير الموارد البشرية أو شراكة المدارس الدولية.

المؤهلات والخبرة:

• المؤهلات: الثانوية العامة أو الدبلوم

• الخبرة: 0–1 سنة من الخبرة

• الالتزام بمبادئ حماية الأطفال والشباب، وإجراء التحقق من الخلفية الجنائية والمهنية

المهارات والسمات المفضلة:

• القدرة على التواصل بفعالية مع الفرق الداخلية والخارجية.

• مهارات تنظيمية وإدارية قوية.

• المرونة والاستعداد للعمل ضمن فريق متعدد الثقافات.

• الالتزام بقيم التنوع والمساواة والإدماج والانتماء في مكان العمل.

الملاحظات:

• الالتزام بحماية الأطفال والشباب وفق سياسات ISP.

• تشجيع المرشحين الذين يلتزمون بثقافة الشمولية والمساهمة في نجاح ISP على التقديم.