الوصف

مقدمة:

تعلن جامعة العلمين الدولية عن فرصة عمل شاغرة لمنصب مساعد إداري للانضمام إلى فريقنا المتميز.

المهام والمسؤوليات:

• التعامل مع مراسلات المدير/المشرف (البريد الإلكتروني، المذكرات، الرسائل الخارجية، وما إلى ذلك).
• تنسيق جميع الخدمات اللوجستية للأحداث بما في ذلك: حجز الأماكن، وتقديم الطعام، وتحديد الأماكن، والموافقات الأمنية.
• تنسيق أجندات الاجتماعات والتأكد من توافق جميع الأطراف المعنية، وتسجيل وتوثيق محاضر الاجتماعات، وتوزيعها على الحاضرين.
• التواصل مع المنظمات الخارجية وترتيب/تأكيد مواعيد الاجتماعات.
• الحفاظ على قاعدة بيانات لعناوين البريد وأرقام الهواتف وعناوين أصحاب المصلحة.
• إعداد إيجازات الخلفية، وجداول الأعمال، والمحاضر، والمراسلات ذات الصلة للاجتماعات.
• الإشراف على العمليات السلسة لأنشطة القسم اليومية مثل التصوير والمسح الضوئي والبريد والملفات.
• توفير الدعم الإداري العام للموظفين الآخرين.
• إنشاء وصيانة نظام فعال لحفظ الملفات والسجلات/متابعتها أمر ضروري.
• الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الضرورة.
• دعم وتسهيل إنجاز التقارير الدورية.
• التحقق بشكل متكرر من مستويات اللوازم المكتبية ووضع الطلبات المناسبة.
• إجراء ترتيبات السفر.
• توثيق النفقات وتسليم التقارير.
• أداء واجبات أخرى كما هو مطلوب.

المؤهلات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس من جامعة معتمدة سنة التخرج 2018 أو حديثة.
• ألا يتجاوز عمر المتقدم 28 عامًا في 1/8/2024.
• خبرة عملية مثبتة لا تقل عن 3 سنوات، ويفضل أن تكون كمساعد إداري.
• إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية تحدثًا وكتابة (التسجيل الصوتي مع التطبيق أمر ضروري).
• مهارات ممتازة في التعامل الشخصي والتواصل والإدارة.
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على أداء مهام متعددة وتحديد أولويات العمل.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد مع تحديد الأولويات.
• القدرة على الترجمة من الإنجليزية إلى العربية والعكس.
• الكفاءة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس.
• القدرة على إنشاء عروض تقديمية متطورة.
• النزاهة والاحترافية.
• أن يكون المتقدم حاصلاً على الجنسية المصرية.