الوصف

🧑‍💼 المسمى الوظيفي:

مساعد إداري أول
وظيفة : req34649
المنظمة: البنك الدولي
الموقع: الرياض، المملكة العربية السعودية
اللغات المطلوبة: الإنجليزية والعربية
تاريخ الإغلاق: 11/9/2025

🎯 وصف الوظيفة:

يساهم المساعد الإداري الأول في دعم العمليات الإدارية والخدمات اللوجستية لمكتب المركز الإقليمي للبنك الدولي في الرياض، بما يشمل دعم المدير الإقليمي والتنسيق لمهام المكتب اليومية، وتخطيط الفعاليات، وإدارة السفر، والدعم الإداري للفرق، بالإضافة إلى دورات متعددة مثل منسق التعلم، النقل، الإجازات، والصحة.

يعمل المساعد الإداري الأول ضمن بيئة سريعة التغير ومتعددة المهام، ويتواصل بشكل وثيق مع فرق البنك الدولي الإقليمية والعالمية.

🔹 المهام الرئيسية:

الدعم الإداري:

• تنسيق سير العمل في المكتب وضمان الكفاءة والاتساق.

• دعم المدير الإقليمي في إدارة الأولويات، البريد الإلكتروني، المكالمات، والمراسلات، وإعداد محاضر الاجتماعات.

• اتخاذ قرارات مستقلة في المسائل الحساسة والتعامل مع العملاء الداخليين والخارجيين.

• تنظيم الوقت والجدولة، والتخطيط اللوجستي للاجتماعات والفعاليات.

• التعاون مع الفرق الإدارية المحلية والإقليمية لضمان التوافق.

دعم المعاملات:

• التواصل مع موظفي إدارة الموارد للحصول على بيانات دقيقة حول الميزانية والعقود.

• إنشاء ومراقبة العقود وطلبات الدفع ضمن نظام SAP وEpayables.

• متابعة الالتزام بالضوابط والسياسات الخاصة بالسفر وشراء السلع والخدمات.

المشتريات:

• المساعدة في شراء السلع والخدمات المكتبية، اختيار الموردين، طلب عروض الأسعار، وضمان الالتزام بالإجراءات.

• إعداد أوامر الشراء والتأكد من موافقتها ومتابعتها مع الموردين.

اللوجستيات وإدارة الفعاليات:

• تنسيق وإعداد الفعاليات الكبيرة، الإشراف على منسق الفعاليات، التخطيط للتسويق، التفاوض على العقود، وترتيبات السفر.

منسق السفر والدعم الآخر:

• تقديم الدعم للموظفين والبعثات الزائرة بخصوص السفر والتأشيرات.

• الإشراف على السائقين والمراسلين، إدارة سجلات الإجازات والحضور، والتنسيق مع فرق الصحة والسلامة.

🔹 معايير الاختيار:

• درجة بكالوريوس مع خبرة لا تقل عن 7 سنوات في وظائف مشابهة، ويفضل منظمات التنمية الدولية.

• القدرة على التعامل مع المسائل الحساسة والسرية بحكمة ونضج.

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة، والقدرة على العمل ضمن فريق متعدد الثقافات.

• مهارات تنظيمية وإدارية وإدارة الوقت، مع القدرة على التعامل مع أولويات متعددة وضغوط العمل.

• إجادة اللغتين الإنجليزية والعربية.

🔹 الكفاءات المطلوبة:

• المعرفة بالتكنولوجيا والأنظمة المرتبطة بالمسؤوليات.

• القدرة على إدارة المشاريع والمهام بفعالية وإظهار الملكية والابتكار.

• فهم السياسات والعمليات المؤسسية وتوجيه الآخرين في المواقف المعقدة.

• القدرة على التكيف مع التغيير ودعم جهود التعلم وإدارة التغيير.

• إدارة المكتب بكفاءة وتوزيع العمل الإداري بشكل فعال.

🔹 ثقافة مجموعة البنك الدولي:

1. الشعور بالإلحاح: الاستجابة السريعة لاحتياجات أصحاب المصلحة.

2. المخاطرة المدروسة: تحدي الوضع الراهن لتحقيق تأثير أكبر.

3. التمكين والمساءلة: تمكين الأفراد ومحاسبتهم على النتائج.

• مزايا شاملة تشمل التقاعد، التأمين الطبي والحياة والعجز، إجازة مدفوعة، وتسهيلات للأشخاص ذوي الإعاقة.

• صاحب عمل متكافئ وشامل، لا يميز على أساس الجنس أو الهوية الجنسية أو الدين أو العرق أو الإثنية أو التوجه الجنسي أو الإعاقة.