الوصف

مسؤول وثائق

الشركة: CDM Smith
الموقع: الدوحة، قطر
المرجع: NP126-271
نوع الوظيفة: دوام كامل

الوصف العام للوظيفة:

• الحفاظ على جميع الوثائق الهامة بصيغتها الورقية والإلكترونية حسب التوجيهات، مع ضمان سهولة الوصول إلى المعلومات سواء كانت مخزنة محليًا أو مؤرشفة.
• تقديم المساعدة الإدارية لمشرف الوثائق في الالتزامات المتعلقة بالتقارير والوظائف الأخرى.
• التحكم في الملفات والرسومات والمستندات الهندسية وتنسيق وإدارة جميع الأنشطة المتعلقة بقسم إدارة الوثائق، والتي قد تشمل التحكم في وثائق إدارية أخرى مثل نماذج الإجازات.
• الحفاظ على نظام إدخال بيانات موثوق به يشمل مهام مثل حفظ النسخ الورقية، المسح الضوئي، الإدارة الإلكترونية، الأرشفة وتتبع الوثائق، إدخال بيانات الوثائق في السجلات القياسية مع ضمان دقة المعلومات وتحديثها.
• الاحتفاظ بنسخ معتمدة من أحدث الوثائق المضافة مع الإشارة المناسبة وأولويات التوزيع، إذا لزم الأمر.

المسؤوليات الوظيفية:

• إعداد وتوزيع المراسلات والتقارير والمذكرات والجداول والمواد للنشر أو العرض.
• الرد على المراسلات حسب التوجيهات.
• الحفاظ على سرية المعلومات المتعلقة بالعمل المكتبي.
• التحكم في الرسومات والمواصفات وسجلات التصميم والمعايير والإجراءات والمراسلات ومحاضر الاجتماعات ووثائق الموردين.
• تسجيل وأرشفة جميع الوثائق الورقية والإلكترونية والمعاملات والإجراءات والتصنيفات والتسجيل والأرشفة والتوزيع.
• الحفاظ على قاعدة بيانات إلكترونية مناسبة كنسخة احتياطية لنظام الأرشفة الورقي التقليدي لتسهيل تخزين والوصول إلى جميع المراسلات والبيانات الداخلية والخارجية.
• الإلمام بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
• توفير المعلومات المتعلقة بالعقود والبيانات الأخرى لأقسام ما قبل وما بعد العقود، والتي قد تشمل الإجراءات الرسمية العامة مثل نماذج الإجازات.
• تقديم خدمات إدخال البيانات ومعالجة الكلمات حسب الحاجة.
• مساعدة المديرين في إعداد التقارير والجداول ومواد العرض المختلفة.
• مسح الخطابات والوثائق ضوئيًا وحفظها إلكترونيًا وفقًا لتسلسل أرقام المراجع.
• نسخ/مسح وتوزيع الوثائق المطلوبة، والمساعدة عند الحاجة.
• الحفاظ على الوثائق والرسومات في قسم إدارة الوثائق في أمان دون أي تلف أو تدهور مع سهولة تتبعها.
• الحفاظ على الملفات وسجلات التحكم المطلوبة من القسم.

المتطلبات:

المهارات والكفاءات المطلوبة:

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات بعد التخرج مع خبرة في مشاريع أو برامج البنية التحتية الكبرى. يُفضل من لديه خبرة في أنابيب الصرف الصحي، محطات معالجة مياه الصرف، محطات الضخ، أنابيب TSE، أنظمة المياه الجوفية السطحية، الخدمات تحت الأرض، والهياكل المدنية.
• مستخدم متمرس لأنظمة التحكم في الوثائق عبر الإنترنت مثل SharePoint وDocumentum.
• مستخدم متمرس لـ MS Office.
• القدرة على العمل بحد أدنى من الإشراف.
• معرفة بإجراءات إدارة الوثائق.

المتطلبات الأساسية:

• مهارات ممتازة في التواصل باللغة الإنجليزية، كتابيًا وشفهيًا.
• رخصة قيادة.

المتطلبات المفضلة:

• إثبات الحصول على مؤهل مهني مناسب أو ما يعادله يُفضل.
• مهارات في اللغة العربية.
• خبرة عمل في قطر و/أو منطقة الخليج.
• درجة جامعية من جامعة معترف بها في مجال مناسب.