الوصف

المسمى الوظيفي: مسؤول المشاريع
القسم: التنمية والمنح
القسم الفرعي: المشاريع
التقارير إلى: مدير المشاريع
ساعات العمل: 40 ساعة أسبوعيًا (بما في ذلك فترات الاستراحة)، مع إمكانية الحاجة إلى مرونة في الجدول الزمني
الراتب: وفقًا لسلم الرواتب المعتمد
مدة العقد: عقد لمدة سنة واحدة – قابل للتجديد بناءً على الأداء وتوافر التمويل

ملخص الوظيفة:

يتولى مسؤول المشاريع إدارة الجوانب المالية والبرنامجية للمشاريع الموكلة إليه، لضمان تنفيذها ومراقبتها وإعداد التقارير الخاصة بها وفقًا لمتطلبات الجهات المانحة، واللوائح المالية، وسياسات المؤسسة. يعمل مسؤول المشاريع بالتنسيق الوثيق مع الإدارات الداخلية، الجهات المانحة، وأصحاب المصلحة الخارجيين لتحقيق أهداف المشاريع مع ضمان الامتثال المالي والإداري.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

المهام البرنامجية:

1. الإشراف على تنفيذ المشاريع لضمان تحقيق الأهداف والنتائج المرجوة تحت إشراف مدير المشاريع.
2. تطوير وتنفيذ ومراجعة خطط المتابعة والتقييم للمشاريع، بما في ذلك تصميم أدوات وتقارير وقوالب التقييم.
3. إعداد وتنفيذ خطط شاملة لتنفيذ المشاريع، والتنسيق اليومي مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
4. تحليل بيانات المشاريع وإعداد تقارير دورية عن التقدم، التحديات، والتوصيات لتحسين الأداء.
5. ضمان الالتزام بمتطلبات الجهات المانحة في جميع الجوانب، مثل المشتريات، التوظيف، الأمور القانونية، وخطط الترويج، وفقًا لمنهجية إدارة دورة المشروع (PCM).
6. تسهيل التواصل والتنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان توافق خطط العمل وتحقيق أهداف المشروع.
7. بناء وإدارة شراكات محلية لدعم تنفيذ المشاريع وإقامة تعاونات جديدة عند الحاجة.
8. مراقبة تنفيذ المشاريع وتحديد المشكلات ومعالجتها بالتنسيق مع مدير المشاريع.
9. إعداد تقارير التقدم السردية، والتقارير المالية وتقارير المتابعة وفقًا لاتفاقيات المنح ومتطلبات المساءلة، باللغتين العربية والإنجليزية.
10. العمل مع مسؤول التواصل لتنفيذ خطط الترويج وتوثيق أفضل الممارسات والنجاحات والدروس المستفادة.
11. تنسيق عمليات المتابعة والتقييم والتدقيق المالي للمشاريع بالتعاون مع الإدارات المعنية والمقيمين الخارجيين.
12. جمع البيانات وإدخالها ضمن المعلومات المتعلقة بالمشاريع والمساهمة في تصميم أطر المنطق (Logframe) وإطارات المتابعة والتقييم للمشاريع الجديدة.
13. السفر إلى مواقع المشاريع في القدس والضفة الغربية وقطاع غزة، مع إمكانية السفر الدولي عند الحاجة.
14. الاستعداد للعمل خارج أوقات الدوام الرسمية عند الضرورة، بما في ذلك الاجتماعات الخارجية والتواصل مع الجهات المانحة.
15. تنظيم وحفظ جميع الوثائق الخاصة بالمشاريع وضمان توثيق الدروس المستفادة وأفضل الممارسات.
16. دعم جهود تبادل المعرفة واستخلاص العبر من المشاريع المختلفة.
17. تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير المشاريع أو مدير القسم.

المهام المالية:

1. الإشراف المباشر على الجوانب المالية للمشاريع بالتنسيق مع البرنامج العام.
2. إدارة ميزانيات المشاريع المعقدة، وإجراء التعديلات اللازمة بناءً على تغييرات الأنشطة، وإبلاغ الجهات المانحة بذلك في الوقت المناسب.
3. مراجعة وتدقيق المستندات الداعمة للمعاملات المالية للمشاريع وضمان الامتثال للسياسات المالية والتنسيق مع الإدارات المعنية لضمان صرف الأموال في الوقت المناسب.
4. متابعة أنشطة المشتريات بالتنسيق مع قسم المشتريات، وضمان الامتثال لإرشادات الجهات المانحة وسياسات المؤسسة.
5. تسجيل وحفظ جميع المعاملات المالية مع المستندات الداعمة والإبلاغ عنها للجهات المانحة وفقًا للمتطلبات.
6. ضمان تقديم التقارير المالية الدقيقة للجهات المانحة وإدارة استلام التمويلات وفقًا للجدول الزمني المحدد.
7. مطابقة النفقات والإيرادات الخاصة بالمشاريع مع قسم المالية بالمستشفى لضمان الشفافية والدقة.
8. إعداد التوقعات المالية وتقديرات التدفقات النقدية عند الطلب.
9. تنظيم وتحديث ملفات جميع المستندات المالية والمشتريات المتعلقة بالمشاريع.
10. إدارة عمليات التدقيق المالي السنوية ونهاية المشروع.
11. ضمان الامتثال المالي للمشاريع المختلفة وفقًا لمتطلبات الجهات المانحة المتعددة، والتي قد تتطلب أنظمة مالية مختلفة.
12. إدارة الجوانب المالية لعدة مشاريع في وقت واحد مع الالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة.
13. تقديم التحليلات المالية والدعم العام للعمليات المالية وفقًا لتوجيهات مدير المشاريع أو مدير القسم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في المالية، إدارة الأعمال، إدارة المشاريع، الصحة العامة، التنمية الدولية، أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المشاريع المالية والبرنامجية.
• معرفة قوية بلوائح الجهات المانحة وإدارة دورة المشروع.
• خبرة في إعداد التقارير المالية، إدارة الميزانيات، والامتثال لسياسات المشتريات.
• القدرة على إدارة مشاريع متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة.
• مهارات تواصل وتحليل وحل المشكلات ممتازة.
• مهارات تنظيمية وقيادية عالية.
• القدرة على التواصل الفعّال مع المهنيين والمرضى.
• القدرة على السفر بانتظام وبمرونة إلى مواقع المشاريع في الداخل والخارج.
• مهارات شخصية جيدة وقدرة على العمل في بيئات صعبة.
• إتقان استخدام برامج Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وOutlook.