معلومات الوظيفة
الوصف
ملخص الوظيفة:
نسعى في هذه الشركة إلى توظيف مدير مكتب كفء لتقديم الدعم الإداري واللوجستي للمدير المباشر. سيتولى المرشح الناجح مسؤولية تنسيق الاجتماعات، وإعداد الوثائق، وإدارة المهام الإدارية، والتنسيق مع أصحاب المصلحة، وضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة.
المسؤوليات الرئيسية:
- تنسيق الاجتماعات وتقديم جميع الأعمال المتعلقة بالسكرتارية والأعمال المكتبية للمدير المباشر.
- جدولة الاجتماعات، وتجهيز المكالمات، وحجزات السفر للمدير المباشر.
- إبلاغ جميع الحاضرين بأجندة الاجتماعات وجداولها الزمنية، والتأكد من مواءمتها مع جدول أعمالهم.
- إعداد وصياغة محاضر الاجتماعات وتسجيل الحضور.
- التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين لإعداد الملفات والمعلومات التي يحتاجها المسؤول المباشر قبل الاجتماعات الرئيسية.
- تنظيم الطلبات والوثائق الواردة للمسؤول المباشر وفقًا للأولوية.
- التأكد من توافر اللوازم المكتبية في مكتب المسؤول المباشر.
- إدارة البريد / المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالمسؤول المباشر.
- التنسيق لإدارة المرافق (مثل التنظيف) والمهام ذات الصلة بالمكتب.
- الإشراف على جميع المهام المتعلقة بخدمات الضيافة بالمكتب.
- الالتزام بضوابط وسلوكيات العمل وسياسات الأمن السيبراني بالوزارة والإجراءات الخاصة بالوحدة التنظيمية.
- تنفيذ أي مهام أخرى تُكلف من قبل الرؤساء المباشرين.
المهارات المطلوبة:
- مهارات ممتازة في التنسيق اللوجستي والإداري.
- مهارات ممتازة في الفهرسة والتكشيف.
- مهارات ممتازة في الكتابة والتقارير.
- مهارات ممتازة في إدارة الوثائق وارشفتها.
- مهارات ممتازة في إدارة الشؤون الإدارية.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
- إتقان اللغة العربية واللغة الإنجليزية.
- مهارات جيدة في استخدام الحاسوب.
المؤهلات العلمية:
- بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة بمجال العمل.
- يفضل وجود درجة الماجستير في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة بمجال العمل.
تنبيه بالوظائف
تتبع ما هو جديد من وظائف عبر بريدك الإلكتروني