الوصف

ماذا ستفعل

• يخطط, ينظم, وينفذ أنظمة لمعالجة المستندات بكفاءة لجميع الاتصالات, وثائق الموردين, وثائق التصميم, وثائق البناء أو مستندات داخلية أو خارجية أخرى.
• ينسق تدفق المستندات بين عمليات المشروع, التخصصات الهندسية, فريق البناء, أو مجموعات أقسام أخرى. عادة ما يكون القائم بتنفيذ هذه الوظيفة مسؤولاً عن مشروع صغير إلى متوسط ​​الحجم.
• سيكون لديه معرفة بعملية التحكم في المستندات واستخدام أنظمة إلكترونية لإدارة الوثائق.
• ينفذ حلول إدارة المستندات / البيانات مع التركيز الأساسي على التحكم في المستندات وإدارة السجلات. يدير تطبيقات إدارة البيانات / المستندات.
• يعالج نوعًا واحدًا أو أكثر من أنواع المستندات من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والتوجيهات المحددة جيدًا. يضمن أن متطلبات التحكم في المستندات التي تم تأسيسها مسبقًا (على سبيل المثال ، أي نظام ترقيم المستندات سيتم استخدامه ؛ وعدد التوقيعات المطلوبة للموافقة على بعض الموافقات ، وما إلى ذلك) يتم الوفاء بها بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.
• يتلقى, يتتبع, ويرصد المستندات باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات, وصيانة قواعد البيانات, وإنتاج السجلات, وعمليات النقل, والتقارير الأخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات وينتج تقارير باستخدام تطبيقات مكتبية قياسية أخرى أو تطبيقات كمبيوتر محددة للقسم. يبدأ ويرد على المراسلات الروتينية المتعلقة ب area of responsibility.
• يظل على اطلاع بتقنيات وتقنيات وخدمات القسم ذات الصلة ب area of responsibility. يعمل مع أعضاء آخرين في الفريق حسب الحاجة لتطوير وتحسين الخدمات. يستجيب لبيئة تكنولوجيا متغيرة ويشارك في أنشطة صنع القرار المتعلقة باحتياجات العملاء.
• يوفر المساعدة للمستخدمين في التقاط وتحديد المعلومات الإلكترونية.
• يحافظ على نظام توزيع البيانات وجدول زمني محدد للمشروع المخصص بناءً على متطلبات العميل, المشروع, القسم, والمورد. قد يعيد كتابة النظام أو الجدول الزمني حسب الحاجة لضمان الموافقة والتوزيع في الوقت المناسب. يسرع من مراجعة, موافقة التوقيع, وإصدار وثائق المورد والوثائق المنتجة internally.
• يتحقق من متطلبات الاحتفاظ, ويرتب فهرسة المستندات, والتعبئة, والتخزين طويل الأجل أو التخلص من المستندات المناسبة في وقت الإغلاق. يدير تدمير المستندات المحفوظة المجدولة وفقًا لتوجيهات الشركة و / أو العميل ؛ يوفر المساعدة في استرداد المستندات.
• يساعد موظفي التحكم في المستندات المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
• يعمل كحلقة وصل بين مجموعة الدعم, المكتب الرئيسي, وموظفي الميدان. يتعامل مع مجموعات داخل وخارج المنظمة.
• يعهد ويوجه أنشطة عمل فريق التحكم في المستندات للمشروع.
• يؤدي واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.
• يساهم كلاعب في الفريق الذي يتم تشغيله بموجب مواعيد نهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.
• يؤدي واجبات أخرى مرتبطة بهذه Position حسب الاقتضاء.

المهارات المطلوبة التي ستجلبها

• حاصل على شهادة بالإضافة إلى 8+ سنوات من الخبرة ذات الصلة, مع ما لا يقل عن 3 سنوات في التحكم في المستندات (أو مزيج معادل من التعليم الرسمي والخبرة العملية) في شركات البناء أو الهندسة.
• معرفة واسعة وخبرة في التحكم في المستندات من مراحل بدء المشروع إلى إغلاقه, باستخدام أنظمة الكمبيوتر (Primavera Contract Management / EDMS), في إطار إطار عمل لخدمات المشروع المتكاملة لإدارة مجموعة واسعة من المشاريع المتزامنة.
• على دراية بعملية التحكم في المستندات واستخدام أنظمة إلكترونية لإدارة الوثائق, وكذلك الإجراءات المؤسسية المتعلقة بإدارة الوثائق.
• كفاءة في MS Office مع خبرة Microsoft Word, PowerPoint و Excel. ستتطلب المهام معرفة عملية بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. مهارات جيدة في الكتابة والتحدث, والتنظيم, والمهارات الشخصية, بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بشكل فعال مع فريق المشروع والإدارة.
• القدرة على العمل في دور قيادي, ومهارات كتابة وتحدث ممتازة, ومعرفة شاملة بممارسات الصناعة وإجراءات الشركة مطلوبة