الوصف

ضابط رئيسي تخطيط وتوظيف - (24002716)  

الوصف الوظيفي:  

الغرض من الوظيفة:  

يكون رئيس القسم - الإدارة والمشتريات مسؤولًا عن التخطيط والتطوير وتنفيذ أنشطة ومتطلبات المشتريات عبر GDMO. كما أنه مسؤول عن تطوير سياسات وإجراءات المشتريات لدعم الرؤية الاستراتيجية والتوجه لـ GDMO. بالإضافة إلى ذلك، يتحمل مسؤولية تطوير العقود بالتعاون مع الشؤون القانونية الحكومية، والحفاظ على جميع العقود الموقعة ضمن مستودع مركزي. كذلك، يكون مسؤولًا عن جميع العقود والصيانة والإمدادات لمكاتب GDMO، بما في ذلك مكتب GDMO نفسه. ومن المتوقع أن يظهر حامل الوظيفة مهارات قيادية وإدارة فرق، وأن يؤدي واجباته وفقًا للسياسات والإجراءات التجارية ذات الصلة.

المسؤوليات العامة:

- تطوير خارطة طريق استراتيجية للمشتريات، بما يتماشى مع الرؤية الاستراتيجية العامة لـ GDMO.

- تطوير سياسات وإجراءات المشتريات.

- العمل بشكل تعاوني مع المدراء عبر GDMO، لدعم احتياجاتهم من المشتريات والعقود، مع ضمان تقديم عمليات واضحة، والتواصل والإرشادات.

- إدارة فريق المشتريات في عملهم اليومي، وتقديم الدعم الفني والإرشادات لضمان تحقيق نتائج سلسة وناجحة للمشاريع/المبادرات الاستراتيجية وفقًا للرؤية الاستراتيجية لـ GDMO.

- تقديم مؤشرات ومستندات داعمة لاستراتيجية التميز، لدعم تقارير KPI الشهرية.

- تطوير المهارات داخل فريق المشتريات من خلال التدريب أثناء العمل وتدريب آخر (عبر الإنترنت وفي الصفوف الدراسية)، يشمل المهارات الفنية والناعمة.

السياسات والإجراءات والامتثال:

- تطوير السياسات والإجراءات للعقود والمشتريات، بما في ذلك مستويات السلطة المالية للأقسام.

- تطوير لجان للعقود والمشتريات ذات القيمة العالية، مع سياسات وإجراءات بشأن تفعيل اللجان، بما في ذلك القيمة المالية للعقود التي يتم تفعيل اللجان عليها.

- ضمان الامتثال للوائح ومتطلبات تدقيق الحكومة.

التعاقد:

- تطوير العقود والتفاوض على الشروط لاستئجار/تأجير/شراء مباني GDMO.

- تطوير قوالب العقود بما يتماشى مع متطلبات وإرشادات الشؤون القانونية الحكومية لجميع العقود عبر GDMO.

- التعاون مع الشؤون القانونية الحكومية لتطوير عقود جديدة والحصول على الموافقة لبدء عملية التعاقد.

- ضمان الحفاظ على قائمة الموردين المعتمدين وتحديثها بشكل دوري، مع إضافة الموردين الجدد والتفاصيل/المعلومات عند الحاجة.

- ضمان الحفاظ على جميع العقود الموقعة في المستودع المركزي وفقًا لمتطلبات القانونية والامتثال.

البناء والصيانة:

- اختيار والموافقة على المبنى/المساحة لمكاتب GDMO.

- الإشراف وإدارة الأنشطة الروتينية، التصحيحية و/أو غير المخطط لها للصيانة داخل مساحة المكتب، بما في ذلك الجدولة، والحصول على التصريحات/الموافقات المطلوبة وضمان سلامة الموظفين طوال فترة الصيانة.

الإدارة الإدارية:

- الإشراف وإدارة مصادر وإمدادات الأثاث والمرافق لمكتب العمل، مع ضمان النظر في الملائمة/الشكل/الوظيفة من قبل الفريق.

- الإشراف وإدارة الأنشطة التشغيلية اليومية والروتينية داخل مساحة المكتب، بالإضافة إلى نقل الأشخاص، الأثاث والمواد المكتبية.

- الإشراف وإدارة التصميم والتعديلات على مساحة المكتب.

- ضمان التخلص الآمن من الأصول المكتبية، المنتجات الزائدة والنفايات، بما في ذلك أي مواد خطرة.

- الإشراف على شراء المستلزمات المكتبية، والحفاظ على المخزون الفعلي وقاعدة البيانات للمخزون المتاح.

- الإشراف على شراء المواد الاستهلاكية (مثل الطعام والمشروبات)، والحفاظ على المخزون الفعلي وقاعدة البيانات للمخزون المتاح.

---

المؤهلات والمهارات:

الخبرة العملية:  

- الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة في دور مشابه.

القيادة/الإشراف:  

- الحد الأدنى من 3 سنوات في قيادة وإدارة الفرق.

المؤهلات التعليمية:  

- درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة سلسلة الإمداد، المشتريات، أو مجال ذي صلة.

- مؤهلات إضافية: شهادة في المشتريات أو إدارة سلسلة الإمداد، مثل الشهادة المهنية في إدارة المشتريات (CPSM) أو مدير المشتريات المعتمد (CPM).

التفاعلات الرئيسية وطبيعة التفاعل:

داخلي:  

- التعاون مع المدراء لتوحيد أنشطة المشتريات والعقود مع احتياجاتهم.

- التعاون مع فرق الدعم المؤسسي الأخرى في الأنشطة المتعلقة بالمشتريات، مثل التعاقد مع الموردين، التكنولوجيا، إلخ.

- التعاون مع استراتيجية التميز للعمل على المشاريع والمبادرات الاستراتيجية، وضمان تميز العمليات والامتثال لتحقيق KPI والتقارير.

خارجي:  

- التعاون مع الشؤون القانونية الحكومية لتطوير العقود.

المهارات الفنية:  

- خبير: معرفة اتصالات وسائل الإعلام وصناعة الصحافة.

- خبير: معرفة بالمشتريات، إدارة سلسلة الإمداد والتعاقد.

- بارع: معرفة بالقوانين والإجراءات التنظيمية الموجودة في الإمارات.

- بارع: إتقان اللغة العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثًا.

الكفاءات السلوكية:  

- بارع: التواصل الفعال.

- بارع: قيادة وإلهام الآخرين.

- متقدم: اتخاذ القرارات وحل المشكلات.

- بارع: الوعي المالي.

- بارع: إدارة الفريق وتطوير الأشخاص.

- متقدم: إلهام ونشر الطاقة الإيجابية.

مؤشرات الأداء الرئيسية:  

- مدة المشتريات: تطوير العقود في الوقت المحدد ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها (%).

- مدة المشتريات: التفاوض على العقود ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها (%).

- تحديث وتوثيق العقود (%).

- معدل رضا الموردين [من المدراء/الرؤساء/المديرين] (% أو نتيجة NPS).

- تطوير سياسات وإجراءات المشتريات (%).

---

فئة الوظيفة: الموارد البشرية  

الجهة المعلنة: المكتب الإعلامي لحكومة دبي  

المستوى التعليمي: بكالوريوس  

الجنسية المطلوبة: إماراتي  

الراتب الشهري: 20001-30000  

طبيعة الدوام: دوام كامل  

تاريخ الإعلان: 05-11-2024  

تاريخ سحب الإعلان عن الوظيفة: 20-12-2024