الوصف

ملخص الوظيفة:

تبحث شركة رائدة في المجال الطبي عن سكرتيرة استقبال ومساعد إداري ستكون مسؤولة عن إدارة منطقة الاستقبال واستقبال الزائرين والرد على المكالمات الهاتفية. بالإضافة إلى ذلك، توفر هذه الوظيفة الدعم الإداري للمؤسسة من خلال المساعدة في مهام مثل جدولة المواعيد وإدارة المراسلات والحفاظ على سجلات المكتب.

المسؤوليات:

• تنسيق أنشطة وعمليات المكتب لضمان الكفاءة والالتزام بسياسات الشركة.
• إدارة جداول الأعمال / ترتيبات السفر / المواعيد وما إلى ذلك للقيادة العليا.
• إدارة المكالمات والرسائل الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني والرسائل والطرود وما إلى ذلك)
• تقديم الدعم لإجراءات الميزانية والمحاسبة
• إنشاء وتحديث السجلات وقواعد البيانات بالبيانات الخاصة بالموظفين والمالية وغيرها.
• استقبال الزائرين وتوجيههم إلى الشركة.
• أخذ واسترجاع الرسائل لمختلف الموظفين.
• تزويد المتصلين بمعلومات مثل عنوان الشركة والاتجاهات إلى موقع الشركة وأرقام فاكس الشركة والموقع الإلكتروني للشركة وغيرها من المعلومات ذات الصلة.
• تنسيق استلام وتوصيل خدمات البريد السريع (FedEx، Aramex، إلخ)
• مساعدة الزملاء كلما دعت الحاجة.
• الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية ووضع الطلبات عند الضرورة.
• تقديم التقارير في الوقت المناسب وإعداد العروض / المقترحات حسب التكليف.
• إدخال البيانات واسترجاعها وصيانة قاعدة البيانات.
• التبويب والأرشفة.
• إنشاء وإدارة المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية.
• إعداد التقارير.
• إدارة دفاتر المذكرات لأعضاء الفريق.
• تحديد مواعيد الاجتماعات وتدوين المحاضر وترتيب المؤتمرات والفعاليات.
• التحدث إلى العملاء والموظفين للرد على الاستفسارات وحل المشكلات.

المتطلبات

• حاصل على درجة البكالوريوس.
• خبرة مثبتة كموظف استقبال أو سكرتيرة.
• مهارات جيدة في التواصل والكتابة باللغة الإنجليزية.
• إتقان برامج الكمبيوتر المكتبية.
• مهارات تنظيمية ومهارات إدارة الوقت ممتازة.
• مهارات اتصال ومهارات شخصية قوية.
• مظهر ولباقة احترافية.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في العمل.
• القدرة على العمل المتعدد وإنجاز المهام بفعالية في بيئة سريعة الوتيرة.
• توجه خدمة العملاء وموقف ترحيبي.